Tillsynaren i vardagen

Intervju med en person som jobbar som tillsynare.

Valentina Valestany på Swedac

Namn: Valentina Valestany
Myndighet: Swedac

Hur ser dina tillsynsuppgifter ut, på kontoret respektive ”i fält”?
– På kontoret handlar det om förberedelser inför tillsyn. I en projektplan bestämmer vi vad som ska göras, vilken tidsperiod det handlar om och vilka tillsynsobjekt som ska väljas. Vi söker på många olika sätt efter adresser till tillsynsobjekt.

– Vi använder en del uppgifter om exempelvis guldsmeder i olika register, men söker också med hjälp av exempelvis Google. Vi tar även in tips från allmänheten. När vi har adresserna skickar vi ut informationsbrev. Vi berättar att Swedac är tillsynsmyndighet och att vi vill göra ett tillsynsbesök och vad det innebär. När vi väl kommer på besök är vi väl förberedda.Stampelnyckel

– Vi kontrollerar stämplar och att tillsynsobjekten följer regelverket. Vi frågar var smyckena kommer från. Vi gör stickprov och granskar stämplar. Vid så kallade förstörande provning, då ädelmetallens finhalt bestäms, köps mindre föremål som efter provningen sälj som skrot.

– På vissa ställen har näringsidkarna ingen kunskap om regelverket. Syftet med vår tillsyn är inte att sätta dit någon utan att hjälpa och få alla att följa regelverket. Och ju mer vi syns ute i fält desto mer frågor får vi. Det är inte brottsligt om exempelvis ett guldföremål saknar stämplar. Men vi informerar om att det kan få konsekvenser som försäljningsförbud för dem som inte åtgärdar brister. Ärenden som handlar om bedrägerier eller falsk marknadsföring ska tas av polisen.

– När vi är tillbaka på kontoret följer efterarbetet, som består av rapportskrivande och att sedan återkoppla till tillsynsobjekten. Det ger också en indikation för nästkommande marknadskontroll.

På vilket underlag gör du dina bedömningar?
– Lagstiftningen, lagen (1999:779) om handel med ädelmetallarbeten, förordningen (1999:780) om handel med ädelmetallarbeten, samt Swedacs föreskrifter inom området.

Är du ensam i dina tillsynsärenden eller arbetar ni i team?
– Vi är alltid minst två vid tillsynsbesök. Vid enstaka återbesök kan vi göra undantag från den regeln.

Vad är svårigheterna i ditt tillsynsarbete?
– Det svåraste är när näringsidkare inte förstår svenska språket. Då krävs extra pedagogiska insatser för att förklara hur regelverket är tänkt att fungera.

Hur mycket och på vilket sätt diskuteras tillsynsfrågorna på din arbetsplats?
– Från morgon till kväll, det är ju det vi sysslar med. På Enheten för reglerad mätteknik handlar det bland annat om elmätare, vattenmätare, vågar och värmemätare.

På vilket sätt skiljer sig den tillsyn som ni på Enheten för reglerad mätteknik utför jämfört med den som enheterna på Tekniska avdelningen, som arbetar med ackreditering utför?
– På vår enhet är vi såväl föreskrivande som tillsynsmyndighet. Vi granskar produkter som finns på marknaden. På ackrediteringssidan ansöker företagen om ackreditering även om det är krav på ackreditering inom olika områden. De ackrediterade företagen betalar också årsavgifter för att det görs tillsyner med jämna intervaller. Där bedöms bland annat om företagen har rätt kunskap och uppfyller krav i standarder och specifika tekniska krav.

Har du varit med vid någon av konferenserna som Tillsynsforum arrangerat?
– Ja, jag har varit på flera av Tillsynsforums konferenser ända sedan forumet startade. Vissa, men inte alla konferenser, har varit givande för mig.

Har du haft någon användning av Tillsynsforums information om tillsynsfrågor?
– Ja, det är särskilt lärorikt att se hur andra myndigheter arbetar. Det kan förbättra vårt arbete. Vi kan också få nya idéer om hur vi ska lösa våra uppgifter.

Läs mer om ädelmetallkontroll på www.swedac.se.
Foto: Hans Alm

Martin Utvik på Riksarkivet

Namn: Martin Utvik
Myndighet: Riksarkivet, tillsynsavdelningen

Hur ser Dina tillsynsuppgifter ut?
– Jag genomför inspektioner av statliga myndigheters arkivverksamhet och ger vid behov förelägganden som myndigheterna ska följa. Är det fråga om mindre brister kan det bli fråga om en anmärkning. Jag arbetar också med en utvärdering som rör myndigheternas arkivredovisning. Det är en enkät som ska skickas ut till alla statliga myndigheter, även militära. Jag ger också råd om arkiv. Det kan ske via besök, mejl eller per telefon. Under året har jag varit projektledare för ett verksprojekt där målet var att genomföra 20 oanmälda inspektioner. Vi har gjort oanmälda inspektioner i drygt fem år.

På vilket underlag gör du dina bedömningar?
– I grunden finns våra föreskrifter och vägledningar. Många tillsynshandläggare har arbetat många år med inspektioner och under årens lopp kan man säga att en gemensam erfarenhetsgrund vuxit fram inom tillsynen. Vid våra enhetsmöten diskuteras också olika tillämpningsfrågor. Vi har också möten med den normerande verksamheten inom avdelningen. När det gäller oanmälda inspektioner har vi först ett uppstartsmöte där vi bland annat diskuterar olika bedömningar. I projektet har deltagarna löpande kontakt via mejl eller telefon i samband med inspektionerna.

 Vilka hjälpmedel finns vid inspektionerna?
– För löpande inspektioner som är föranmälda finns en handledning och särskild checklista som vi utgår ifrån. Bärbar dator och i vissa fall även kamera för att dokumentera särskilda brister använder jag också. För oanmälda inspektioner har jag och en kollega utarbetat en särskild handledning. Den rör hela inspektionsprocessen från första kontakten med myndigheten tills den är genomförd.

Hur upplevs inspektioner – positivt/negativt?
– En del myndigheter tycker det är positivt att vi inspekterar dem och uppmärksammar brister och felaktigheter. Dessa saknar ofta själva djupare kunskap om arkivhantering. Myndigheter som får förelägganden att åtgärda kan klaga på att det är för kostsamt att åtgärda bristerna, eller att de har för kort tid på sig. Vid oanmälda inspektioner blir en del myndigheter konfunderade och avvaktande när vi dyker upp och undrar varför just de blir föremål för en inspektion. Andra blir faktiskt positivt överraskade. Överlag har myndigheterna stor acceptans för inspektionsformen. Av 19 inspekterade myndigheter under året har bara en varit direkt negativ.

Är du ensam vid inspektionerna eller är ni flera?
– För det mesta är vi minst två stycken. Vid oanmälda inspektioner är vi alltid minst två stycken. Riktigt små myndigheter kan vi inspektera ensamma.

Vad är svårigheterna vid inspektioner?
– Överlag så verkar myndigheterna vilja att en inspektion ska gå så fort som möjligt, och säger sig ha svårt att avsätta tillräckligt lång tid. Det är inte ovanligt att myndigheterna vill skjuta fram en aviserad inspektion några månader. Ibland kan det vara svårt att få ansvariga chefer att vara med vid hela inspektionen, särskilt vid oanmälda inspektioner.

Hur skulle inspektionerna kunna underlättas?
– Exempelvis borde myndigheterna ha bättre kunskap om arkiv. Mycket tid vid inspektionerna kan gå åt att pedagogiskt förklara varför arkivregler finns. Digital skrivplatta och ökad användning av digitalkameror för att enkelt dokumentera fel och brister vore också bra.

 

FAKTA Riksarkivet

Riksarkivet är tillsynsmyndighet och utövar tillsyn över arkivverksamheten vid statliga myndigheter samt organ som myndigheten har tillsynsansvar för. Grunderna för detta är lagda i arkivlagen och i arkivförordningen. Riksarkivet utfärdar även föreskrifter på området och kontrollerar genom regelbundna inspektioner att dessa föreskrifter efterlevs.

Länk: www.riksarkivet.se

Fredrik Karlman på IAF

Namn: Fredrik Karlman
Myndighet: IAF (Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen), utredare

Hur ser dina tillsynsuppgifter ut?
– IAF:s tillsyn och uppföljning består av regeringsuppdrag och egeninitierade uppdrag. Utöver det bedriver IAF ett löpande tillsynsarbete över arbetslöshetskassornas verksamhet, samt över Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden som har samband med arbetslöshetsförsäkringen.

– Jag som arbetar som utredare på myndighetens granskningsenhet arbetar i huvudsak i projektform och jag och mina kolleger använder oss av flera olika metoder för att utöva tillsyn. Vi arbetar mycket med enkäter, intervjuer och granskning av enskilda ärenden. De dagliga arbetsuppgifterna går ut på att planera och att samla in material för att analysera detta.

– Slutresultatet sammanställs sedan för att återföras till tillsynsobjekten och avrapporteras till regeringen. Sammanställningen publiceras också i en rapport eller PM som det går att ta del av på myndighetens webbplats.

– En stor förändring i IAF:s tillsynsarbete under de senaste åren är att myndigheten arbetar allt mer med löpande tillsyn. Framför allt gäller detta arbetslöshetskassornas tillämpning av arbetslöshetsförsäkringen. Under 2010 och 2011 har jag exempelvis varit ansvarig för att genomföra en tematisk ärendegranskning för att kontrollera tillämpningen av regelverket för förstagångsprövade ärenden.

– Granskningen har omfattat föranmälda tillsynsbesök på samtliga arbetslöshetskassor. Besöken har genomförts under två arbetsdagar med genomgång av urval av enskilda ärenden enligt en förutbestämd mall och en intervju med kassans chef.

På vilket underlag gör du dina bedömningar?
– Bedömningen utgår från gällande lagar, förordningar och föreskrifter.

Är du ensam vid inspektionerna eller är ni flera?
– Vid besök hos tillsynsobjekten är vi alltid minst två personer.

Diskuteras tillsynsfrågorna ofta och mycket på din arbetsplats?
– Ja, dagligen på ett eller annat sätt.

Kände du till att Tillsynsforum är ett nätverk för dig som arbetar med tillsynsfrågor?
– Ja, jag har deltagit vid flera av Tillsynsforums konferenser och det har oftast varit intressanta ämnen som har behandlats. Jag tror att det är värdefullt för tillsynsmyndigheterna att lära av varandras erfarenheter fastän tillsynsområdena är olika.

Visste du att Tillsynsforum – förutom att vi ordnar konferenser och bevakar media – också sammanställer information om tillsynsfrågor?
– Ja.

Länk: www.iaf.se

Irene Sehlin på Skolinspektionen

Namn: Irene Sehlin
Myndighet: Skolinspektionen

Hur ser dina tillsynsuppgifter ut?
– På kontoret: Förberedelse inför tillsyn genom dokumentstudier, kontakter med tillsynsobjekt via telefon eller e-post, självständigt eller tillsammans i teamet. Efterarbete efter tillsynsbesök genom att analysera insamlad information självständigt eller tillsammans i teamet. Bedömningsdiskussioner. Skriver rapporter och beslut. Besvarar frågor internt och externt.

– På tillsynsbesök: Genomför verksamhetsbesök med observationer, intervjuer och spontana samtal.

På vilket underlag gör du dina bedömningar?
– Vi har framtagna gemensamma bedömningspunkter/kriterier med tillhörande författningsstöd.

Är du ensam i dina tillsynsärenden eller arbetar ni i team?
– Vi är alltid minst två vid tillsynsbesöken i skolorna och arbetar i team kring varje kommun.

Vad är svårigheterna i ditt tillsynsarbete?
– Att finna tid för gemensam reflektion.

Diskuteras tillsynsfrågorna ofta och mycket på din arbetsplats?
– Dagligen.

Kände du till att Tillsynsforum är ett nätverk för dig som arbetar med tillsynsfrågor?
– Nej.

Visste Du att Tillsynsforum – förutom att vi ordnar konferenser och bevakar media – också sammanställer information om tillsynsfrågor?
– Nej.

Länk: www.skolinspektionen.se
Text och foto: Eva Furhoff, Skolinspektionen

Naturvardsverket-Henrik-400px

Namn: Henrik Sandström
Myndighet: Naturvårdsverket

Hur ser dina tillsynsuppgifter ut en vanlig arbetsdag?
– Jag arbetar med central tillsynsvägledning, inte med operativ tillsyn, så det blir mycket skrivbordsjobb. Jag är projektledare för en tillsynskampanj. Min dag börjar med att jag vittjar e-posten, först inkorgen med kampanjmejl och därefter min egen arbetsmejl. Därefter gör jag en prioriteringsordning. Under en vanlig dag sitter jag i möten, läser underlag, skriver svar på remisser eller skriver texter för vägledning i någon form.

På vilket underlag gör du dina bedömningar?
– Vi har inom vår enhet tagit fram ett enkelt vägledningsdokument som är en hjälp för hur vi gör bedömningar utifrån ett tillsynsperspektiv när vi granskar material. Som tillägg till det ser jag över vad som finns skrivet inom det aktuella området och försöker skanna det materialet. Utöver det använder jag mig av mina erfarenheter och kunskaper som jag fått i mitt yrkesliv fram till nu.

Är du ensam i dina tillsynsärenden eller arbetar ni i team?
– Vi arbetar i team. Det kan se lite olika ut beroende på uppgift. Är det en större uppgift kan vi arbeta i grupp men oftast arbetar vi i par. När vi arbetar i par så kan det också se lite olika ut beroende på hur omfattande uppgiften är. Om det är en uppgift som inte är så omfattande har en person huvudansvaret och en finns med som bollplank.

Vilka hjälpmedel har du till ditt förfogande när du genomför dina tillsynsuppgifter?
– Vi har inom enheten veckovisa möten där vi lyfter saker som hänt i världen och på Naturvårdsverket som är relevant för vårt arbete inom enheten. På de mötena kan vi lyfta frågor som uppstått i ens eget arbete så att vi kan diskutera de i grupp. I andra fall kan det bli en spontan diskussion inom kontorslandskapet.
– Andra hjälpmedel är kollegor på andra enheter, till exempel juridiskt stöd, stöd i sakfrågor om miljöfarlig verksamhet, stöd i sakfrågor om vattenverksamhet etcetera. Tillsynsfrågorna diskuteras mycket.
– Vi har också tillgång till informatörer som kan hjälpa oss bland annat med att målgruppsanpassa våra texter.Ytterligare hjälpmedel är vårt bibliotek, olika webbibliotek och nätet generellt.

Vad är svårigheterna i ditt tillsynsarbete?
– Att komma in i rätt tid när ett arbete ska genomföras inom verket. Vår enhets roll är ofta att säkra tillsynsfrågorna i olika projekt och texter och då bör man vara inkopplad i ett tidigt skede annars kan det bli mycket efterarbete. Svårigheterna i arbetet handlar främst om bedömningsfrågor av olika slag.

Vad skulle underlätta?
– Eventuellt att rutiner för handläggning av projekt och ärenden åtföljs i högre grad.

Vad känner du till om Tillsynsforum?
– Att det är ett nätverk för dem som arbetar med tillsynsfrågor. Och att de ordnar konferenser och bevakar media och att information sammanställs på webbplatsen.