Martin Utvik – Riksarkivet

Martin Utvik på Riksarkivet

Namn: Martin Utvik
Myndighet: Riksarkivet, tillsynsavdelningen

Hur ser Dina tillsynsuppgifter ut?
– Jag genomför inspektioner av statliga myndigheters arkivverksamhet och ger vid behov förelägganden som myndigheterna ska följa. Är det fråga om mindre brister kan det bli fråga om en anmärkning. Jag arbetar också med en utvärdering som rör myndigheternas arkivredovisning. Det är en enkät som ska skickas ut till alla statliga myndigheter, även militära. Jag ger också råd om arkiv. Det kan ske via besök, mejl eller per telefon. Under året har jag varit projektledare för ett verksprojekt där målet var att genomföra 20 oanmälda inspektioner. Vi har gjort oanmälda inspektioner i drygt fem år.

På vilket underlag gör du dina bedömningar?
– I grunden finns våra föreskrifter och vägledningar. Många tillsynshandläggare har arbetat många år med inspektioner och under årens lopp kan man säga att en gemensam erfarenhetsgrund vuxit fram inom tillsynen. Vid våra enhetsmöten diskuteras också olika tillämpningsfrågor. Vi har också möten med den normerande verksamheten inom avdelningen. När det gäller oanmälda inspektioner har vi först ett uppstartsmöte där vi bland annat diskuterar olika bedömningar. I projektet har deltagarna löpande kontakt via mejl eller telefon i samband med inspektionerna.

 Vilka hjälpmedel finns vid inspektionerna?
– För löpande inspektioner som är föranmälda finns en handledning och särskild checklista som vi utgår ifrån. Bärbar dator och i vissa fall även kamera för att dokumentera särskilda brister använder jag också. För oanmälda inspektioner har jag och en kollega utarbetat en särskild handledning. Den rör hela inspektionsprocessen från första kontakten med myndigheten tills den är genomförd.

Hur upplevs inspektioner – positivt/negativt?
– En del myndigheter tycker det är positivt att vi inspekterar dem och uppmärksammar brister och felaktigheter. Dessa saknar ofta själva djupare kunskap om arkivhantering. Myndigheter som får förelägganden att åtgärda kan klaga på att det är för kostsamt att åtgärda bristerna, eller att de har för kort tid på sig. Vid oanmälda inspektioner blir en del myndigheter konfunderade och avvaktande när vi dyker upp och undrar varför just de blir föremål för en inspektion. Andra blir faktiskt positivt överraskade. Överlag har myndigheterna stor acceptans för inspektionsformen. Av 19 inspekterade myndigheter under året har bara en varit direkt negativ.

Är du ensam vid inspektionerna eller är ni flera?
– För det mesta är vi minst två stycken. Vid oanmälda inspektioner är vi alltid minst två stycken. Riktigt små myndigheter kan vi inspektera ensamma.

Vad är svårigheterna vid inspektioner?
– Överlag så verkar myndigheterna vilja att en inspektion ska gå så fort som möjligt, och säger sig ha svårt att avsätta tillräckligt lång tid. Det är inte ovanligt att myndigheterna vill skjuta fram en aviserad inspektion några månader. Ibland kan det vara svårt att få ansvariga chefer att vara med vid hela inspektionen, särskilt vid oanmälda inspektioner.

Hur skulle inspektionerna kunna underlättas?
– Exempelvis borde myndigheterna ha bättre kunskap om arkiv. Mycket tid vid inspektionerna kan gå åt att pedagogiskt förklara varför arkivregler finns. Digital skrivplatta och ökad användning av digitalkameror för att enkelt dokumentera fel och brister vore också bra.

 

FAKTA Riksarkivet

Riksarkivet är tillsynsmyndighet och utövar tillsyn över arkivverksamheten vid statliga myndigheter samt organ som myndigheten har tillsynsansvar för. Grunderna för detta är lagda i arkivlagen och i arkivförordningen. Riksarkivet utfärdar även föreskrifter på området och kontrollerar genom regelbundna inspektioner att dessa föreskrifter efterlevs.

Länk: www.riksarkivet.se