Den 6 maj arrangerades Tillsynsforum på Nalen. Knappt 130 deltagare från 30 olika tillsynsmyndigheter runt om i landet deltog.

Temat för konferensen var “Framtidens tillsyn för ökad motståndskraft”. Dagen bjöd på en mängd intressanta och tankeväckande föreläsningar som syftade till att ge deltagarna inspiration och nya kunskaper. Moderator var återigen Agnes Gidlund, från Skolinspektionen, som med säker hand och stort engagemang lotsade deltagarna genom dagen.

På Youtube kan du hitta videos för samtliga presentationer.

Sammanfattning

Moderator Agnes Gidlund introducerade konferensen som sedan öppnades av Mikael Schmidt, enhetschef inom Swedac och tillika ordförande i Tillsynsforums styrgrupp. Mikael berättade kort om sina förväntningar på dagen och uppmanade deltagarna att ta tillfället i akt att skapa nya kontakter. Slutligen passade Mikael också på att presentera styrgruppen för Tillsynsforum samt uppmanade fler tillsynsmyndigheter att ta chansen att engagera sig i denna.

Tillsyn och motståndskraft

Först ut bland dagens föreläsare var Vinnovas generaldirektör Darja Isaksson. Darja inledde med att kort berätta om Vinnovas uppdrag och fortsatte sedan med sitt föredrag om motståndskraft inom tillsynen.      

Föredraget inleddes med att Darja menade att begreppen motståndskraft och resiliens ofta felaktigt ses som synonymer för varandra. Hon menade att det senare begreppet, till skillnad från motståndskraft, innebär varaktiga och djupgående förändringar som gör att motståndskraften ökar varaktigt i stället för bara tillfälligt. Hon fortsatte resonemanget genom att påpeka att det därmed är viktigt att tänka på framtiden och vilka förändringar för den egna verksamheten som den kan föra med sig. Eftersom människans perspektiv ofta tenderar att bli enögt utifrån det egna välbefinnandet, och eftersom möjligheten att tänka på framtiden är ojämlikt fördelat i samhället, är det särskilt viktigt att de som har möjlighet därtill övar upp sin förmåga. Att tänka på framtiden har blivit mycket viktigare eftersom som vi står inför ett genomgripande teknikskifte som kommer att påverka kärnprocesserna i myndigheterna och också cyberhoten mot dessa.

Darja nämnde att statlig sektor ofta är inriktad mot AI:s starkaste sidor, som juridisk tolkning, policyanalys och bidragsanalys, som alla är kunskapstunga och språkbaserade. Hon gav flera exempel på användningsområden, som med framgång, testats utanför Sverige. Hon menade dock att svenska staten generellt har hamnat och att processerna inte bara behöver göras om – utan förändras helt. Vidare påpekade hon att forskningstakten har ökat kraftigt med AI. Det är inte tekniken som avgör utan organisationens förmåga att transformera sig som avgör. Ledarskapet är en nyckelfaktor i en sådan situation eftersom det största motståndet ofta kommer inifrån den egna organisationen.

Enligt OECD innebär den offentliga sektorn tillkortakommanden inom AI-användningen, utöver uteblivna möjligheter att risken med att inte agera kring AI gör att klyftan mellan offentlig och privat sektors kapacitet ökar. Detta är inte bara ett allmänt misslyckande utan också ett svårt hinder för att framöver reglera tekniken.

Darja menade att det är viktigt att arbeta med frågan i en tid av osäkerhet och att ställa sig frågan vilka förmågor som behövs. Utbildning har skett i en annan tid. Bara att frågan diskuteras ger förändring. Samtidigt varnade hon för att myndigheterna inte bara ska lära av varandra eftersom myndigheterna är generellt ligger efter.

Darja avslutade sitt föredrag med följande tips:

1. Led aktivt,
2. Systemperspektiv och framsyn,
3. Gör experiment med nya processer,
4. Mät utfall och belöna lärande,
5. Investera i data, människor och gemensam förmåga,
6. Låt oss ta chansen att använda oss av (regulatoriska) sandlådor.

Utvecklingsarbetet som ledde fram till utmärkelsen Sveriges

Modernaste Myndighet 2025

Nästa talare var ordföranden och chefen för ARN Marcus Isgren som inledde med att berätta om juryns motivering till varför ARN utsågs till Sveriges modernaste myndighet. Juryns motivering lyder sammanfattningsvis att myndigheten har genom ett tydligt och systematiskt moderniseringsarbete blivit en förebild för effektivitet och samhällsnytta. Genom målmedveten digitalisering, AI-satsningar och starkt ledarskap har produktiviteten ökat med över 70 procent samtidigt som handläggningstiderna minskat och kvalitet, förtroende samt medarbetarnöjdhet stärkts. Trots begränsade resurser har myndigheten lyckats behålla svårrekryterad kompetens och samtidigt ligga i framkant inom digital utveckling, rättssäkerhet och god service.

När Marcus tillträdde som chef för ARN 2018 upptäckte han att myndigheten stod inför stora utmaningar med kraftigt ökande ärendemängder, långa handläggningstider och föråldrade system. Genom att involvera samtliga medarbetare i ett omfattande förändringsarbete tog myndigheten fram en gemensam strategi med fokus på effektivisering, digitalisering och ökad synlighet. ARN har sedan dess moderniserat sina arbetssätt genom bland annat webbaserad ärendehantering och AI-stöd för diarieföring, vilket bidragit till att produktiviteten ökat med 70 procent mellan 2018 och 2024. Marcus beskrev att framgången nåtts genom ett modernt ledarskap som att sätta en tydlig riktning, visa hög tillit och ge kompetenta medarbetare möjlighet att gå före för att kunna utveckla myndighetens arbetssätt. Vidare påpekade Marcus att förändringsarbetet skett utan att några extra medel och att i stort sett bara den egna organisationens resurser tagits i anspråk.

AI-användning i tillsynen

Sedan lunchen avnjutits hölls en presentation och panelsamtal på temat AI-användning i tillsynen med Mathias Wahlsten, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, Åsa Lundberg, Skogsstyrelsen och Stina Benderix, Swedac. Paneldeltagarna presenterade inledningsvis sina respektive myndigheter och hur dessa använt sig av AI för att förstärka tillsynen. I efterföljande paneldiskussion framkom bland annat att det är viktigt att alla medarbetare ”är med” och att trygghet kan skapas genom lågtröskelaktiviteter. Vidare att det är viktigt att göra mänskliga bedömningar utifrån vad en AI-modell är tränad på samt att dela med sig erfarenheter i organisationen och att prioritera verksamhetsnäralösningar.

Samverkan inom MUR-nätverket för stärkt motståndskraft

Stefan Blom, Försäkringskassan, Dan Axelsson, Skatteverket, och Gabriella Bremberg, Utbetalningsmyndigheten, fortsatte med ett panelsamtal om hur ett antal myndigheter samverkar inom MUR-nätverket för att stärka motståndskraften. Samtalet inleddes med en presentation av MUR-nätverket, där det bland annat nämndes att nätverket har 25 myndigheter som medlemmar, att deltagandet är frivilligt och att Försäkringskassan ansvarar för kanslifunktionen.

Viktiga uppgifter för nätverket är lösa olika problem tillsammans eftersom myndigheterna är beroende av varandra. Man bereder också ny lagstiftning. Nätverket väljer självt vilka frågor som tas upp, vilket är en framgångsfaktor.

Närvarande myndigheter uppmanades slutligen att anmäla eventuellt intresse för deltagande i MUR-nätverket.

Människan i framtidens arbete – digitalisering, digital transformation och AI

Dagens inspirationsföreläsare var professor Jan Gulliksen, KTH. Jan tog med konferensdeltagarna på odyssé som började med utvecklingen av kontorsarbetsplatsen. För att sedan fortsätta med skillnaden mellan digisering (när en pappersdriven process görs maskinell utan att innehållet förändras) och digitalisering (hela processen förändras när den görs digital) och vilka framgångsfaktorer som krävs för att lyckas med digital transformering. Jan avslutade med att beskriva hur högskolan behöver förändras med mer av utbildning över hela livet, istället för att lära något en gång som man sedan använder hela yrkeslivet.

Avslut på dagen

Dagen avslutades med att Mikael Schmidt och Agnes Gidlund tillsammans summerade dagen och tackade alla föreläsare och deltagare för en givande dag. I samband med avslutningen gavs deltagarna möjlighet att komma med feedback på konferensen samt uppslag till ämnen inför kommande konferenser.