Det intressanta är att bli bättre inte färdig, berättar Marcus Toremar från Migrationsverket. Det vill säga en ständigt pågående förbättringsprocess.

Migrationsverket får in 30 000 asylärenden varje år. En tredjedel får stanna i Sverige. 3200 medarbetare på 40 orter sköter handläggningen. Sedan Lean införts har handläggningstiden förkortats till 99 dagar. 2008 var den 267 dagar. Men det har tagit 2-3 år att förändra tankesättet inom organisationen. Regeringen krav satte fart på dem.

Tidig planering

Tre slöserier vi hade tidigare, säger Marcus, var bristande information, otydliga uppdrag och dålig planering. Nu planerar vi redan vid ansökningen in när ärendet ska bli klart. Även seniora handläggare som krupit in bakom skrivborden fick kliva fram i första linjen och ta emot sökande.

Det intressante är att bli bättre, inte blir färdig. Inga konsulter kan göra själva jobbet utan vi får tänka själva. Vi vill komma ifrån själva lean-begreppet, men samtidigt behöver vi det, säger han. Lean är ett tankesätt för förbättringar. En problemlösningsmodell för att lösa de rätta problemen.

Skrapat på ytan

Vem är vi till för ? Har vi en gemensam bild? Tycker alla att vi är till för nån ? Det gäller att få med sig alla. Det fick inte vi. Man kan säga att vi bara har skrapat på ytan. Nu förbättrar vi oss och departementet hänger med och lär sig också.

Våra lärdomar är: Avdramatisera, Alla ska vara med, Praktik viktigare än teori, En och samma syn på lean, Skärskåda sig själv och bilda dig en egen uppfattning på egen hand.

Statligt nätverk för Lean

Marcus Toremar är verksam i det statliga nätverket för Lean. På Tillsynsforums vårkonferens berättade han om hur myndighetens arbete har förbättrats för medarbetarna och ytterst för medborgarna genom systematisk problemlösning.