Tillsyn och revision är två nödvändiga ting för att medborgarna ska kunna lita på att staten sköter sig. Det sade riksrevisor Gudrun Antemar i sin presentation vid Tillsynsforums vårkonferens.
Hon belyste likheterna och skillnaderna mellan tillsyn och revision, talade om värdet av helhetsperspektiv och långsiktighet i både tillsyn och revision och gav några konkreta exempel på när revision både kan och bör främja statens verksamheter.
Förste föreläsare på Tillsynsforums vårkonferens var Peter Ehn, som är utredare på Statskontoret. Han är ansvarig för Statskontorets rapport om vilka faktorer som är viktiga för att utforma och utöva en tillsyn som ger resultat.
Rapporten publicerades i mars och tyngdpunkten i studien ligger på regeringens utformning av tillsynen.
Statskontoret har analyserat fem olika verksamheter och jämfört hur tillsynen är utformad. De fem verksamheterna är kemikalietillsyn, arbetsmiljötillsyn, tillsyn inom socialtjänsten, tillsyn över skolan och finansmarknadstillsyn.
Peter Ehn pekade på flera faktorer som kan vara viktiga att tänka på när tillsynen utformas, bland annat att måste det vara tydligt vad som ska åstadkommas med tillsynen, att regleringens olika delar bör ha en bra balans, att ansvarsfördelningen mellan olika myndigheter ska vara tydlig och det bör finnas olika typer av sanktioner att ta till. Han pekade också på vikten av erfarenhetsutbyte.
- Verksamheterna är olika. Därför är det viktigt att utveckla erfarenhetsutbytet, bland annat på detta sätt. Här lyfter vi fram Tillsynsforum i rapporten.
Det intressanta är att bli bättre inte färdig, berättar Marcus Toremar från Migrationsverket. Det vill säga en ständigt pågående förbättringsprocess.
Migrationsverket får in 30 000 asylärenden varje år. En tredjedel får stanna i Sverige. 3200 medarbetare på 40 orter sköter handläggningen. Sedan Lean införts har handläggningstiden förkortats till 99 dagar. 2008 var den 267 dagar. Men det har tagit 2-3 år att förändra tankesättet inom organisationen. Regeringen krav satte fart på dem.
Tre slöserier vi hade tidigare, säger Marcus, var bristande information, otydliga uppdrag och dålig planering. Nu planerar vi redan vid ansökningen in när ärendet ska bli klart. Även seniora handläggare som krupit in bakom skrivborden fick kliva fram i första linjen och ta emot sökande.
Det intressante är att bli bättre, inte blir färdig. Inga konsulter kan göra själva jobbet utan vi får tänka själva. Vi vill komma ifrån själva lean-begreppet, men samtidigt behöver vi det, säger han. Lean är ett tankesätt för förbättringar. En problemlösningsmodell för att lösa de rätta problemen.
Vem är vi till för ? Har vi en gemensam bild? Tycker alla att vi är till för nån ? Det gäller att få med sig alla. Det fick inte vi. Man kan säga att vi bara har skrapat på ytan. Nu förbättrar vi oss och departementet hänger med och lär sig också.
Våra lärdomar är: Avdramatisera, Alla ska vara med, Praktik viktigare än teori, En och samma syn på lean, Skärskåda sig själv och bilda dig en egen uppfattning på egen hand.
Marcus Toremar är verksam i det statliga nätverket för Lean. På Tillsynsforums vårkonferens berättade han om hur myndighetens arbete har förbättrats för medarbetarna och ytterst för medborgarna genom systematisk problemlösning.
Skolinspektionen och sociala medier from Tillsynsforum on Vimeo.
Skolinspektionen har två Facebook-sidor, en om Skolinspektionen som heter Skolinspektionen tittar på: och en som handlar om Barn- och elevombudets arbete och där man främst diskuterar kränkningar i skolan och hur man kan stoppa dem. Den heter 0Kskola. 0Kskola har funnits i drygt ett år och har cirka 1 500 följare, Skolinspektionen tittar på: startadelite senare och har cirka 750 följare.
Skolinspektionen har också haft ett Twitter-konto i två år, där man har runt 1 300 följare. Dessutom ordnar myndigheten regelbundet chattar på Skolinspektionen.se.
Joanna Abrahamsson är moderator för Facebook-sidorna. Hon arrangerar också chattarna.
– Vi ser sociala medier som ett bra sätt att nå människor som via nya kanaler. På Facebook och Twitter informerar vi till exempel om skadeståndsbeslut och resultan av våra granskningar. Jag brukar även tipsa om när våra medarbetare medverkar i media.
– Som moderator på Facebook besvarar jag frågor och stimulerar till diskussion.
Chattarna arrangeras om särskilda frågor eller med särskilda personer, till exempel i samband med att Skolinspektionen presenterar resultatet av en större granskning. Då brukar chatten ligga ute på webben ett par dagar i förväg, för att ge folk möjlighet att skicka in frågor i förväg. Som mest har Skolinspektionen fått in 50 frågor till en chatt. Frågan och svaret publiceras sedan på samma gång på chatten.
– Vi väljer vilka frågor vi svarar på, men vi försöker förstås svara på så många som möjligt. Vi ser detta som ett bra sätt att öppna för dialog med alla dem som är intresserade av vår verksamhet.
Försäkringskassan och socialamedier from Tillsynsforum on Vimeo.
Kring statens perspektiv och om Försäkringskassans förhållande tilll sociala medier berättade Stig Orustfjord vid Tillsynsforums konferens.
Stig Orustfjord påpekade att Försäkringskassan inte har tillsyn, men däremot kontroll över de drygt 200 miljarder kronor i olika ersättningar som myndigheten betalar ut varje år.
I kontrollverksamheten följer Försäkringskassan sociala medier, till exempel bloggar, Twitterflöden och olika forum på Internet. Vanliga hemsidor kan naturligtvis också bevakas och denna aktiva omvärldsbevakning skiljer sig egentligen inte från hur myndigheten hämtar intressant information i till exempel lokalpressen, påpekade Stig Orustfjord.
Att verka i det fördolda i olika sociala medier och provocera fram uppgifter vore däremot oetiskt och Försäkringskassan har inte heller någon sida där enskilda kan anmäla andra, vilket förekommer i flera länder i övriga EU. Det händer dock att kassan får information om uppgifter som finns på nätet.
Kort sagt ansåg Stig Orustfjord att de sociala medierna är en kanal bland andra som framför allt är bra för omvärldsbevakning.