De bilder som Claes skulle använda under sin presentation blev aldrig visade beroende på ett tekniskt problem. Du kan nu se presentationen Kvalitet och effektivitet i tillsynsmyndigheters bedömningar och också läsa Claes anförande som finns publicerad på Riksrevisionens webbplats.

Inom kort kommer kommer samtliga presentationer och även filmade inslag från vårkonferensen att publiceras. Vi tänkte dock börja med att lägga ut den första presentationen som framfördes av Dan Nordin. Dagens moderator John Chrispinsson ledde dagen på ett eminent sätt.

PRESENTATION
Dan Nordin - Mellanchefers styrning av bedömningsverksamhet

Tillsyn är egentligen ett lärande moment och inte kontroll menar forskaren Emma Ek. Genom tillsyn får man som organisation en möjlighet att lära och förbättra. Man måste kunna bli granskad utan att känna att någon är ute efter att leta fel, det vill säga man måste tåla granskning. Med andra ord ska man (om) tolka tillsynen till en utbildningsmöjlighet.

Emma Ek, som var en av talarna på Tillsynsforums vårkonferens, doktorerade i oktober 2012 med sin avhandling ”De granskade – om hur offentliga verksamheter görs granskningsbara”. Hon undersökte två områden som står under tillsyn – skola och äldreomsorg.

Tilltron till tillsyn ökar
Emma Ek konstaterade att tilltron till tillsyn som metod för granskning stadigt ökar. Redan på 1500- och 1600 talen fanns tillsyn över statliga angelägenheter som väghållning, sjukvård och fyrväsende. Axel Oxenstierna reformerade statsförvaltningen 1634 och då bildades bland annat länsstyrelserna som med tiden fått en rad tillsynsuppgifter. Men det var först i samband med reformeringen av den offentliga sektorn under 1990-talet som tillsyn blev en metod för styrning. Med Tillsynsutredningens förslag som utgångspunkt slog regeringen 2010 fast: Begreppet tillsyn bör främst användas för verksamhet som avser självständig granskning för att kontrollera om tillsynsobjekt uppfyller krav som följer av lagar och andra bindande föreskrifter och vid behov kan leda till beslut om åtgärder som syftar till att åstadkomma rättelse av den objektansvariga.

Två syften med granskning
Tillsyn är också något som regering och riksdag beslutat att det ska ske och därför är det viktigt. Bara det faktum att till exempel äldreomsorg och skola är granskningsbara är inte slutsatsen i Emma Eks avhandling. Men genom att studera och analysera den praktiska har Emma Ek visat hur man granskningen går till.

Det finns två syften med en granskning, menade hon vidare. Dels kartlägger man verksamheten (resultat i tillsynen), men man förväntas också komma med förslag till positiva förändringar (resultat av tillsynen).

Fler frågor
I sin studie genomförde Emma Ek ett antal intervjuer för att på så sätt kunna analysera tillsynsprocesserna och förstå vad som pågick.

Emma ställde också ett antal frågor som hon besvarade med att ställa nya frågor. Vad styr tillsyn? – Vad passar att granskas? – Hur styr tillsynen – Att göra sig tillsynsbar är styrande i sig – Till vem vänder sig tillsynen? – Den tillsynade verksamheten? – Allmänheten?

Tema
De granskade - Om hur offentliga verksamheter görs granskningsbara

Dokumentation
Presentation - Emma Ek
(Ej tillgänglig just nu: Avhandlingen De granskade – om hur offentliga verksamheter görs granskningsbara)

Föredragshållare

För Rörentreprenörernas friskola har tillsynen varit en positiv upplevelse som också hjälpte till att förändra synen på myndigheten. Man kan se det som att tillsyn egentligen handlar om utveckling av verksamheten.

Skolan var ett exempel där tillsynen presenterades ur olika perspektiv. Thomas Nilsson, undervisningsråd, Skolinspektionen och Robert Waardahl, rektor, Rörentreprenörernas friskola gav sin respektive syn på tillsynen.

Skolinspektionens roll som tillsynsmyndighet
Thomas Nilsson, undervisningsråd på Skolinspektionen beskrev kort hur tillsynen går till. Rent allmänt genomförs tillsynen i respektive kommun. Det är kommunen som är huvudman för skolorna i respektive kommun. När det gäller friskolorna gör man tillsynen samlat per företag. Visionen är bra tillsyn ger bättre skola, det vill säga för eleverna. Målet är att alla elever ska nå minst betyget G och att skolorna följer lagar och förordningar. Skolinspektionen återrapporterar sina resultat till regeringen.

Tillsynsprocessen är indelad i tre steg

• Förberedelser
• Genomförande
• Uppföljning

Förberedelser
Det första som sker är att tillsynsobjektet får ett brev från Skolinspektionens GD, som beskriver hur tillsynen kommer att gå till. Det är samtidigt en inbjudan till en informationsträff där representanter från samtliga skolor som ingår i det kommande årets tillsyn medverkar.

Under förberedelsefasen går Skolinspektionen till exempel igenom befintlig statistik och gör en risk- och väsentlighetsanalys. Man går också igenom befintliga dokument som respektive skola sänder in.

Genomförande
Själva besöket på skolan tar ofta två dagar. Intervjuer sker med rektor, lärare och elever. Även besök på lektioner och i förekommande fall verkstäder ingår i processen.

Bedömningsområden är måluppfyllelse och resultat utifrån statistik. Man ser på den genomsnittliga poängen (14,0 är snittet i riket). Hur är elevernas utveckling jämfört med målen? Tar rektorn ansvar för det han ska göra? Får eleverna den utbildning de ska ha?

Rapporten som sedan produceras lyfter framförallt fram avvikelser. Det är mycket sällan som positiva omdömen förekommer.

Uppföljning
När rapporten landat hos skolan har de tre månader på sig att svara och berätta hur man tänkt sig åtgärda de brister som Skolinspektionen flaggat för. Ett skäl till varför rapporterna fokuserar på bristerna som uppmärksammats är att det ska vara lätt att förstå vad som behöver åtgärdas.

Rörentreprenörernas friskola
Robert Waardahl, rektor på Rörentreprenörernas friskola i Stockholm, beskrev sin syn på att bli tillsynad. Robert berättade först att skolan startade 2003 då det var stor brist på utbildning inom VVS-området. Skolan finns i Stockholm och har 132 elever varav 4 är flickor. Eftersom det är en mansdominerad skola, är det också intressant att se hur flickorna klarar sig i en sådan miljö. Skolan har blivit föremål för tillsyn två gånger sedan 2006.

Information i förväg
Först kommer brevet som innebär att personal, elever och huvudman blir informerade om att tillsyn kommer att ske. Detta i sin tur sätter igång ett antal aktiviteter som att granska alla dokument som är styrande för verksamheten samt olika handlingsplaner.

Det är viktigt att få veta vad syftet med tillsynen är. Ett första steg är också att elever och föräldrar besvarar en enkät innan själva inspektionen. För skolan är det extra viktigt att informera såväl föräldrar som elever om att det egentligen handlar om ett utvecklingsprojekt.

Informationsmötet med andra skolor i Stockholms stad är positivt. Öppet klimat och möjlighet att träffa andra och få med sig checklistor hem är utvecklande. Inspektionen som sådan kan däremot upplevas lite stressande. Innan den slutliga rapporten får man ett arbetsdokument där det finns möjlighet att kommentera och komplettera.

Det avslutande samtalet med Skolinspektionen upplevde Rolf som feedback. Däremot blev det sedan ingen fortsatt dialog, vilket vore önskvärt.

Effekter av tillsynen
För skolan innebär tillsynen att man får ett kvitto på vad som är bra och vad som kan utvecklas samt att lagkraven följs. Vidare att skolan ser till att elevernas rättigheter blir tillgodosedda. Man blir så att säga tvingad till åtgärder och att prioritera områden och hålla alla dokument levande.

PRESENTATION
Thomas Nilssons presentation

Föredragshållande

 

Är det fusk att rätta till saker redan innan tillsynsbesöket? Skulle det inte vara bättre att lyfta fram också det positiva i tillsynsrapporten? Är dagens system för tillsyn det mest ultimata? Vid den avslutande paneldiskussionen på Tillsynsforums vårkonferens tog panelen upp de mest spännande trådarna från dagen.

I panelen deltog Thomas Nilsson, Skolinspektionen, Henrik Andersson, Karolinska sjukhuset, Catarina Danestig Sjögren, SSM, Fredrik von Malmborg, Enigma omsorg, Margaretha Addén Mårtensson, Socialstyrelsen samt Robert Waardal, Rörentreprenörernas friskola. Diskussionen modererades av Anders Jonsson.

Den ultimata tillsynen
Moderatorn inledde diskussionen med att be panelens representanter från tillsynsmyndigheterna att reflektera över deras egna system för tillsyn och om de ansåg det vara det mest ultimata?

Margaretha Addén Mårtensson från Socialstyrelsen menade att inget system är helt ultimat och att de synpunkter som framförs, bland annat under konferensen, är något de tar till sig för att kunna bli ännu bättre tillsynare. Exempelvis var förslaget med att låta brukare få frågorna i förväg, även vid oanmälda besök, något som skulle kunna övervägas i framtiden.

Catarina Danestig Sjögren från Strålsäkerhetsmyndigheten höll med om att tillsynsverksamheten alltid kan förbättras och att man ska arbeta kontinuerligt med utvecklingsmöjligheter. Hon ville även lyfta ansvarsfrågan och att det är viktigt att tydliggöra den. Ansvaret att följa krav ligger på högsta ledningen i organisationen. Sjögren menade även att organisationerna måste jobba mer inom organisationen för att bli bättre på att prioritera för att kunna förbättra rätt saker. Henrik Andersson från Karolinska sjukhuset höll delvis med Sjögren, men ur hans perspektiv som tillsynsobjekt, är det viktigt att tillsynare även tar viss hänsyn till resursfrågan. Oftast finns inte de resurser som krävs för att utföra alla åtgärder vilket resulterar i att andra områden måste stryka på foten.

Tillsynsobjekten vill ha goda råd
Ett annat område som diskuterades under passet var att det bara påpekas brister i tillsynsrapporten och tillsynsobjektens efterfrågan av handledning och förslag på förbättringar. Thomas Nilsson från Skolinspektionen menade att anledningen att det bara anges avvikelser i rapporten är för att det är just det som ligger i deras uppdrag. Det har i tidigare projekt testats att ge både positiv och negativ kritik men då visade det sig att tillsynsobjektet inte alltid förstod vad de skulle förbättra. Danestig Sjögren förklarade att i föreläggandet från SSM syns bara bristerna, men om man däremot läser hela rapporten så går det att läsa förbättringsmöjligheter.

Från de tillsynades håll önskades generellt en ännu bättre dialog och rådgivning från tillsynaren. Även om det på det hela taget fungerade bra ansågs detta område ändå kunna förbättras.

Följer inte upp åtgärder
Diskussionen gick sedan över på det angränsande ämnet återinspektioner och om tillsynarna även tittar på om förändringarna gett effekt. Danestig Sjögren menade att de tittar både på vidtagna åtgärder och på effekten av dessa, men att många landsting tyvärr är ganska dåliga på att dokumentera effekter av gjorda åtgärder. Landstingen behöver bli bättre på att kontinuerligt jobba med uppföljning så att det lättare går att följa utvecklingen. Andersson höll med om att uppföljningsarbetet kunde förbättras men framhöll även att Karollinska sjukhuset blivit mycket bättre på detta område de senaste tre åren. Detta mycket tack vare just inspektionerna. Malmborg återvände till resursfrågan som tidigare diskuterats och menade att resursbristen blir tydlig vid oanmälda tillsynsbesök, särskilt eftersom deras verksamhet synas av många tillsynsverksamheter. Något annat måste då alltid prioriteras bort.

Fusk att fixa i förväg?
Ett av de sista ämnena som diskuterades var om panelens deltagare delade uppfattningen att det var ”fusk” att ordna/förbättra dokumentation innan tillsynen skedde, en uppfattning som enligt Emma Eks avhandling var ganska vanligt förekommande bland tillsynsobjekten. Åsikterna i panelen var något delade. Waardahl ansåg att vetskapen om att en inspektion är på gång var en bra motivation att kolla igenom och se till att dokumentationen som efterfrågades var i sin ordning. Malmborg delade delvis den åsikten och menade att dokumentationen oftast funkar bättre inför den aviserade tillsynen i jämförelse med den oanmälda. Andersson såg däremot ingen poäng med att fixa papprena i förväg för att komma lindrigare undan vid inspektionen. Nilsson tyckte däremot att det från en tillsynares perspektiv kunde finnas en viss poäng med att tillsynsobjektet förarbetar istället för att invänta inspektionens rapport. Han drog bland annat ett exempel om skolbibliotek, vars huvudmän väntat med att utrusta bibilioteken till fullo tills man sett vad inspektionen anmärker på. Ett beteende som inte ligger i linje med att ge barnen bästa möjliga förutsättningar.