Den 6 maj arrangerades Tillsynsforum på Nalen. Drygt 110 deltagare från 30 olika tillsynsmyndigheter runt om i landet deltog.

Temat för konferensen var “Förvaltnings- och säkerhetskulturens betydelse för en effektiv tillsyn”. Dagen bjöd på en mängd intressanta och tankeväckande föreläsningar som syftade till att ge deltagarna inspiration och nya kunskaper. Moderator för dagen var återigen Agnes Gidlund, från Skolinspektionen, som med säker hand och stort engagemang lotsade deltagarna genom dagen.

På Youtube kan du hitta videos på ett antal av presentationerna.

Sammanfattning

Moderator Agnes Gidlund introducerade konferensen som sedan öppnades av Daniel Hellström, enhetschef inom Transportstyrelsens avdelning för Gemensamma funktioner och tillika ordförande i Tillsynsforums styrgrupp. Daniel berättade kort om sin syn på säkerhetskultur och hur han upplevde att själva begreppet utvecklats. Han nämnde att säkerhetskultur tidigare mest avsåg att skydda sig mot oavsiktliga olyckor (eng. safety) men att begreppet numera vidgats till att mer skydda sig mot avsiktligt sabotage (eng. security). Daniel avslutade med att uppmana deltagarna att lyssna på varandra och ta lärdom av varandras arbete. Slutligen passade Daniel också på att presentera styrgruppen för Tillsynsforum samt uppmanade fler tillsynsmyndigheter att ta chansen att engagera sig i denna.

Psykologisk trygghet en förutsättning för en bra förvaltningskultur

Först ut bland dagens föreläsare var forskaren och författaren Louise Bringselius.  

Louise inledde med att tala om tystnadskultur och dess problem. Hon exemplifierade bl.a. med hur de visselblåsare som fanns i skandalen kring kirurgen Paolo Macchiarini på Karolinska institutet behandlats innan skandalen briserade, och att de efteråt fortfarande inte fått upprättelse. Louise menade att man som tjänsteperson har ett kollegialt ansvar att stå upp för de som utsätts för repressalier i en sådan situation. Att välkomna visselblåsare är ett sätt att skapa psykologisk trygghet på en arbetsplats.    

Louise fördjupade resonemanget kring psykologisk trygghet och uppgav att det är viktigt för en god förvaltning. Hon konstaterade att psykologisk trygghet skapas t.ex. genom att:

• inte skuldbelägga,
• acceptera (tala öppet om misstag, idéer och problem samt acceptera att människor är annorlunda men ändå kan bli inkluderade),
• agera (att det finns en trygghet att agera utanför riktlinjer och roller när situationen kräver detta).

Den sistnämnda punkten illustrerade Louise med snökaoset på E 22, där bundenheten vid formaliteter och oförmåga att frångå roller ledde till att det tog mycket lång tid att agera.

Louise redovisade avslutningsvis nio punkter som kännetecknar en organisation med psykologisk trygghet:

1. Tala om misstag utan att leta syndabockar.
2. Välkomna den som utmanar/ifrågasätter.
3. Visa omtanke och tala med varandra.
4. Släpp maktstrukturer och möts som jämlikar.
5. Visa tillit och ge handlingsutrymme.
6. Sätt tydliga gränser och lös konflikter konstruktivt.
7. Var vaksam på styrning och tävlingstänkande.
8. Kombinera trygghet med lärande och stöd.
9. Värna om alla former av trygghet (rättvisa, transparens, meritokrati).

Presentation av Louise Bringselius - Psykologisk trygghet

Polisens fokus på en effektiv organisation och tankar kring säkerhetsarbetet

Nästa talare var rikspolischefen Petra Lundh som inledde med en exposé över brottslighetens utveckling i Sverige det senaste decenniet för att sedan komma in på nuläget. Hon underströk särskilt angående den situation som vi befinner oss i nu att den organiserade brottsligheten är kreativ, finns överallt och att tjänstepersoner inom myndigheterna behöver vara observanta och reagera om sådan brottslighet förekommer. Allt förebyggande arbete börjar med kunskap om problemet. Polisen själva arbetar aktivt med ett högt ”säkerhetstänk” bland annat genom att all personal säkerhetsprövas och regelbundet genomgår utbildningar. Petra rekommenderade närvarande myndigheter att göra säkerhetskontroller så långt det är möjligt enligt respektive lagstiftning samt att kontinuerligt medvetandegöra organisation om risken för organiserad brottslighet.

Angående den egna verksamheten konstaterade Petra att Polisen ökat den egna uppklarningsförmågan från 20 procent till 70 procent och att denna effektivitetsökning tillkommit genom att man frångått en alltför rigid styrning till att de enskilda cheferna getts ett ökat mandat. Den nya styrningsmodellen ska vara mer anpassad efter lokala förhållanden och innebär att man inte behöver ha en styrning som ser exakt likadan ut överallt, vilket var fallet tidigare.   

Regler och riter – hur myndigheter kan arbeta för en god förvaltningskultur

Sedan lunchen avnjutits berättade utredaren från Statskontoret, Susanna Honnér Regnstrand, om en nyligen publicerad rapport, Regler och riter - hur myndigheter kan arbeta för en god förvaltningskultur.

Susanna inledde med att konstatera att Statskontoret sedan 2017 har ett särskilt uppdrag att främja god förvaltningskultur. Förevarande rapport är en del av detta uppdrag. I rapporten har bland annat gjorts en genomgång av 17 tidigare rapporter och aktuell forskning.

I rapporten framkommer att människors agerande i en organisation både styrs av den formella styrningen och en organisationskultur, som utgörs av informella regler. Detta innebär att formella styrsignaler i alltid får genomslag. För att få genomslag i hela organisationen måste därför ledningen föregå med gott exempel. Detta kräver att ledningen är närvarande. I praktiken bör ledningen lyssna på medarbetarna och ställa frågor, välkomna återkoppling, dela med sig av egna misstag och ha förmåga att lära sig av fel.

Statskontoret

Säkerhetskultur - iakttagelser från Haverikommissionens utredningsarbete

Haveriutredaren och utredningsledaren Alexander Hurtig från Statens haverikommission berättade om denna myndighets arbete och arbetssätt och iakttagelser. Han började med att redogöra för haverikommissionens uppdrag som är att undersöka olyckor och tillbud i syfte att förbättra säkerheten. Haverikommissionen ska, så långt det är möjligt, klarlägga orsaker till olyckor och tillbud. För att göra detta samlar myndigheten in så mycket information som möjligt om händelseförlopp, skador och effekter. Underlaget ligger sedan till grund för analys, slutsatser och rekommendationer, som presenteras i offentliga rapporter. Haverikommissionen fokuserar på systemanalys och inte på att peka ut enskilda individer som skyldiga.

Alexander konstaterade att begreppet säkerhetskultur kan tolkas olika av olika aktörer och att det förekommer flera olika definitioner. Enligt haverikommissionen är det i vart fall viktigt att en säkerhetskultur bland annat är lärande, engagerad, kommunikativ, systematisk samt har resurser och är kompetent. Han redogjorde därefter för sju allvarliga och publikt kända olyckor, bl.a. Oceaniabranden i Göteborg, som Haverikommissionen utrett och erfarenheterna av detta. Bland annat visade utredningarna i allmänhet på brister i systematiskt säkerhets-arbete av olika slag, otillräckliga kunskaper om risker i det arbete som skulle utföras, avsteg från säkerhetsrutiner och allmänt bristande kunskaper om säkerhet och ansvarsfördelning i det praktiska arbetet.          

Haverikommissionen

Redovisande myndigheter; säkerhetskultur och förvaltningskultur

T.f. stabschefen Nadja Lukin, Arbetsmiljöverket, och verksamhetsområdeschefen Malin Alpen, Finansinspektionen redovisade under den sista punkten kort om respektive myndighets arbete med säkerhetskultur och förvaltningskultur.

Av Arbetsmiljöverkets redovisning framkom bland annat att det viktigaste inte är att en organisation är felfri utan att den arbetar aktivt med att förbättra arbetsmiljön. Detta kan göras genom att arbetsmiljön är en stående punkt på dagordningen på möten, att det skapas enkla rutiner för att rapportera och följa upp arbetsmiljön, att ledningen lyssnar aktivt på medarbetarna angående arbetsmiljörisker och genom samarbete med skyddsombudet.

Finansinspektionen redogjorde för att de fått ökat ansvar angående tillsynen över säkerhet, motståndskraft och beredskap i de finansiella företagen. Det ökade ansvaret delas upp i tre delar; tillsyn över IKT-risker (bl.a. sekretess), tillsyn enligt säkerhetsskyddslagen och ansvar för sektor finansiella tjänster inom det civila försvaret. Inom samtliga dessa delområden har säkerhetsläget försämrats under senare år.

Finansinspektionen

Arbetsmiljöverket

Avslut på dagen

Dagen avslutades med att Daniel Hellström och Agnes Gidlund som tillsammans summerade dagen och tackade alla föreläsare och deltagare för en givande dag. I samband med avslutningen gavs deltagarna möjlighet att komma med feedback på konferensen samt uppslag till ämnen inför kommande konferenser.

Den 16 april arrangerades Tillsynsforum på Nalen. Drygt 115 deltagare från 24 olika tillsynsmyndigheter runt om i landet deltog.

Temat för konferensen var “Tillsyn i en föränderlig omvärld”. Dagen bjöd på en mängd intressanta och tankeväckande föreläsningar och en paneldiskussion vilka var och en syftade till att ge deltagarna inspiration och nya kunskaper. Moderator för dagen var återigen Agnes Gidlund, från Skolinspektionen, som med van hand och stort engagemang lotsade deltagarna genom dagen.

På Youtube kan du hitta videos på ett antal av presentationerna.

Sammanfattning

Moderator Agnes Gidlund introducerade konferensen som sedan öppnades av Daniel Hellström, enhetschef inom Transportstyrelsens avdelning för strategisk utveckling och förvaltning och tillika ordförande i Tillsynsforums styrgrupp. Daniel reflekterade över temat för konferensen och uppmanade deltagarna att ta vara på möjligheten att ta del andra myndigheters lösningar. Daniel passade också på att presentera styrgruppen för Tillsynsforum. 

Tillsynsforums historia  

Först ut bland dagens föreläsare var Hans-Eric Holmqvist, tidigare generaldirektör för Swedac samt tidigare ordförande för Tillsynsforum, som höll ett föredrag med titeln ” Tillsynsforums historia”. Hans-Eric var statssekreterare i justitiedepartementet vid tidpunkten för Tillsynsutredningen och var också tidigt engagerad i Tillsynsforum. Vid tidpunkten för Tillsynsutredningens tillkomst fanns en tanke om en mer samordnad tillsyn och idéer om ”tillsynare” som profession för alla som arbetade med tillsyn. Det fanns även visioner om utveckling av samarbete med högskolor och universitet, utveckling av en metodhandbok och om att stimulera bildandet av intersektoriella arbetsgrupper för frågor om till exempel yrkesetik och professionsutveckling. En del av allt detta var den årliga konferensen Tillsynsforum, som Socialstyrelsens tillsynsenhet och Länsstyrelsen i Stockholm ursprungligen fick i uppdrag att anordna två gånger per år och som sedan förvaltats vidare av Tillsynsforums styrgrupp med representanter från olika tillsynsmyndigheter.

Hans-Eric gjorde också en kort historisk exposé över tillsyn med början kring pyramidbyggena i Egypten för 4 500 år sedan.

Slutligen avslutade Hans-Eric med att konstatera att mycket som föreslogs i Tillsynsutredningen aldrig genomfördes men att han ändå tyckte att utredningens båda betänkanden (2002:14 och 2004:100) fortfarande är läsvärda för att förstå och utveckla tillsynen.

Säkerhetsskyddslagen i fokus

Dagens andra talare var Jens och Sebastian, från Säkerhetspolisen. De gjorde först en kort introduktion till Säkerhetspolisens verksamhet och fortsatte sedan med att berätta om säkerhetsskyddslagen.

Säkerhetsskyddslagen har skärpts i omgångar, senast 2021, främst på grund av omvärldsförändringar och för att ge ett bättre stöd vid internationell samverkan. Lagen ska bidra till att stärka Sveriges motståndskraft och därmed stävja främmande makts förmåga att skada Sverige En stor skillnad i detta sammanhang är att tillsynen numera har fått en mer central roll och den också fått betydligt skarpare sanktionsmöjligheter.

Jens och Sebastian fortsatte med att berätta om säkerhetskänslig verksamhet, dess betydelse för Sverige och hur sådan verksamhet ska skyddas från spioneri och sabotage etc. I många fall måste en myndighet själva avgöra om verksamheten är säkerhetskänslig utifrån bland annat utifrån om säkerhetsklassade uppgifter hanteras eller om verksamheten omfattar anläggningar, objekt eller system som är säkerhetskänsliga.

När det gäller tillsynen konstaterades att Säkerhetspolisen och Försvarsmakten har ett samordningsansvar för de 13 tillsynsmyndigheter som har tillsyn enligt säkerhetsskyddslagen. För dessa myndigheter anordnas också ett slags tillsynsforum i miniatyr.

Slutligen gav Jens och Sebastian några lästips för den som ville veta mer om säkerhetsskydd: prop. 2017/18:89 och prop. 2020/21:194, som är förarbeten till senaste ändringarna av säkerhetsskyddslagen. De tipsade även om Sveriges radios podcast ”Gräns”.

Tillsyn av säkerhetskultur samt egen säkerhetskultur

Från Strålsäkerhetsmyndigheten kom Per Chaikiat och Karin Lindström som höll ett föredrag på temat ”Tillsyn av säkerhetskultur samt egen säkerhetskultur som förutsättning för tillsyn”. De berättade bland annat om att säkerhetskulturen bland annat beskrivs i Strålsäkerhetsmyndighetens egna föreskrifter. Den kravbild som regleras i föreskrifterna utvärderas också ständigt.

Ett antal symptom att vara särskilt vaksamma på hos tillsynsobjekten för att stärka säkerhetskulturen presenterades, bl.a. brist på systematiskt angreppssätt i förhållande till säkerhet, otillräckliga resurser, anställdas oro för att säkerhetsproblem inte tas omhand omgående och brist på självvärderingsprocesser.   

Vidare nämndes erfarenheter från olyckan i Fukushima (Japan) samt beskrev också att IAEA (FN organ) har en modell som med fem pelare som beskriver säkerhetskultur och som har använts vid utformningen Strålsäkerhetsmyndighetens säkerhetskultur.   

Det nämndes också att Strålsäkerhetsmyndigheten är en av de myndigheter som utöver tillsyn enligt säkerhetsskyddslagen.

Skolstängningar och välfärdsbrott

Sedan följde tre något kortare föredrag under huvudtemat ” Skolstängningar och välfärdsbrott”. Först ut var Anna Bergqvist som berättade om ”Stängning av skolor med koppling till våldsbejakande extremism”. Hon berättade om Skolinspektionen stängt 60 skolor till följd av ny skarpare lagstiftning. Av dessa hade 11 skolor stängts på grund av extremism. Dessa siffror ska sättas i relation till att Skolinspektionen har tillsynsansvar för ca. 6000 skolor.

Det framkom att informationen om som legat till grund för att stänga skolor till följd av extremism kommit från Säkerhetspolisen. Information hade till exempel rört att skolpersonal ägnat sig åt aktiviteter utomlands och/eller varit föremål för uppföljning av Säkerhetspolisen. Även bulvanförhållandengällande rörande skolans ägande kan prövas enligt den ny lagstiftningen. Gällande utmaningar och framgångsfaktorer konstaterades att underrättelseinformationen i dess fall inte är information som Skolinspektionen inte själva förfogar över eller har upptäckts vid tillsynsbesök. Denna information går heller inte att kontrollera och kan inte offentliggöras. Det är viktigt att man i sådana här sammanhang har förståelse för varandras uppdrag.      

Gunnar Persson fortsatte att berätta om Skolinspektionens ekonomiska granskning. Han började med en kort historisk resumé och berättade sedan om att den ekonomiska granskningen utgår från skollagens bestämmelse om ekonomiska förutsättningar hos enskilda huvudmän. Enligt denna bestämmelse ska det finnas en ekonomisk bas för att bedriva skolverksamheten. Lagstiftningen skärptes 2019 som en följd av skolkoncernen John Bauers konkurs några år tidigare och Skolinspektionen har nu betydligt större möjligheter att gå på en dålig ekonomi innan den drabbar eleverna.

Gunnar berättade att regeringen har initierat flera nya utredningar när det gäller friskolor och att Skolinspektionen fått uppdrag bland annat angående skolornas kostnader och utländska direktinvesteringar i skolor. Slutligen konstaterade han att antalet variabler angående ekonomin hela tiden blir flera ta hänsyn till på grund av en snabbt förändrad omvärld. Det gäller nu för Skolinspektionen att försöka förstå marknaden, försöka förutspå den och förbereda sig inför framtida förändringar.

Slutligen berättade Patrik Lillqvist, Skatteverket om ”Välfärdsbrott – ekonomisk brottslighet i skattefinansierad verksamhet”. Han började med att berätta att han ursprungligen kom från polisen och att brottsbekämpning inom andra myndigheter utanför polisen är viktigt. Inom Skatteverkets område upptäcks de flesta brott genom att tips kommer in till myndigheten. Eftersom skattebrott i stor utsträckning är komplicerade att utvärdera finns en egen avdelning för utredande av skattebrott.

Därefter följde bordsdiskussioner, där deltagarna delade med sig av sina respektive erfarenheter.

Innan lunchen höll Ann-Marie Eklund Löwinder, It-säkerhetsexpert, ett föredrag på temat ”AI – på gott och på ont samt säkerhetsaspekter för myndigheter i det rådande geopolitiska läget”. Hon började med ett krasst konstaterande om att utvecklingen inom cybersäkerhet i Sverige går alldeles för långsamt. Vidare konstaterade hon att AI-utvecklingen bör prioriteras efter vi annars riskerar att halka efter. Det finns inga skäl för att avvakta med detta enligt Ann-Marie. Hon menade vidare att den digitala transformationen i huvudsak inte handlar om teknik utan om människor och att bristen på kompetens inom området är stor. Hon menade att det är bättre att prioritera färre uppgifter och tilldela resurser för detta än att prioritera uppgifter utan resurser.  

Ann-Marie lyfte att den digitala säkerhetskulturen ska ingå i myndighetens kultur. Hon konstaterade också att det ofta är ”gamla” svagheter som angrips i samband med cyberattacker. Det är viktigt att i detta sammanhang ha kartlagt vad myndigheten absolut måste leverera i samband med en störning. Hon menade att det är viktigt att förebygga, upptäcka och agera. Vidare nämnde hon att de olika ”standarder” som finns är bra att följa om man vill uppnå nuvarande och kommande lagkrav.

Riksrevisionen vill ligga i framkant gällande användningen av AI

Sedan lunchen avnjutits berättade riksrevisor Helena Lindberg, om ”Användning av AI inom statliga myndigheter” och ”Riksrevisionens utvecklingsarbete när det gäller AI”. Hon började med att kort introducera Riksrevisionens arbete och berättade också om myndighetens nya visuella identitet.

Helena konstaterade att vi befinner oss i ett transformativt skede och att innovation är nödvändigt för att inte hamna på efterkälken. Inom Riksrevisionen bedrivs ett kontinuerligt arbete med AI-utveckling. Arbetet är nödvändigt både för att Riksrevisionen ska kunna granska och för att de ska kunna använda AI för att göra den egna verksamheten bättre. Bland annat har Riksrevisionen köpt in en utbildning inom AI från Aalto University, som 40 av myndighetens totalt 300 anställda går eller har gått. Utbildningen sträcker sig över ett halvt år och innehåller både kodning och tillämpning av densamma.    

Det är viktigt för Riksrevisionen att skapa en datadriven kultur och att stärka kompetensen hos medarbetarna, särskilt hos cheferna. Att skapa nya möjligheter för innovation och utveckling, är avgörande att kunna förvalta skattemedel på bästa sätt. Innovation en förutsättning för att Riksrevisionen ska kunna fortsätta att vara relevanta.

En viktig komponent i utvecklingsarbetet är att skapa funktion och Riksrevisionen har tillsatt en särskild grupp av medarbetare för att skapa innovation. Gruppen har till exempel tagit fram ett antal appar som bland annat automatiserar rutinmässiga uppgifter.

Helena konstaterade att regeringen satt ett väldigt tufft mål inom AI, genom att Sverige ska vara ledande i världen. Dock konstaterade hon att OECD i en rapporterat har uppgivit att Sverige tappar i relation till andra länder och att vi i den nämnda rapporten ligger på sista plats trots vår allmänt höga digitaliseringsnivå. Hon berättade också lite om Riksrevisionen granskningar inom det digitala området där de konstaterat att det finns brister gällande digital interaktion mellan myndigheter och allmänhet, att samarbetet mellan olika myndigheter för att skapa användarvänlighet brister. Vidare nämnde hon samverkan, kostnad och nyttoanalyser brister hos myndigheterna som i för hög utsträckning ser till egna kostnader. Risken är myndigheterna gör fel saker (eller för lite) är överhängande. Den offentliga sektorn erbjuder inte tjänster som är anpassade till medborgares behov och liv.

Riksrevisionen menar att orsaken till att vi efter är att vi var tidigt ute och att många system som finns hos myndigheterna helt föråldrade. Det krävs stora resurser för att byta ut dessa och Riksrevisionen anser att myndigheterna behöver mer resurser föra att stärka förmåga att bygga upp nya system. Det saknas dessutom centralt stöd och samordning av dess resurser.  

Helena avslutade med att konstatera att utvecklingen av generativ AI erbjuder enorma möjligheter och men även stora risker: Hon menade att tillsynsmyndigheterna har ett ansvar, men att framförallt regeringen har ett stort ansvar där de behöver kraftsamla för att skapa strukturer och incitament för att driva utvecklingen framåt.

Därefter följde en diskussion kring borden, där deltagarna delade med sig av sina respektive erfarenheter.

Paneldiskussion

Nästa programpunkt var en paneldiskussion under ledning av moderator Agnes Gidlund där riksrevisor Helena Lindberg, It-säkerhetsexpert Ann-Marie Eklund Löwinder och generaldirektör Ulf Hammarström, SWEDAC, deltog.

Under paneldiskussionen framkom bland annat att det inte finns någon anledning att vara rädda för utvecklingen och att vi ”måste våga” för att komma framåt. Det konstaterades också att vi inte ligger i framkant som nation som det är nu och regeringskansliet framöver behöver ta er mer samlat och strategiskt grepp för att driva utvecklingen framåt. 

Gunnar Wetterberg gjorde en historisk exposé över tillsynen i Sverige

Dagens inspirationsföreläsning hölls av Gunnar Wetterberg. Han berättade bland annat om att regeringskansliets tillkortakommanden när det gäller att driva utvecklingen inom bland annat AI har sin utgångspunkt i departementsreformen 1840, då regeringskansliet delades upp i fackdepartement. Han menade att dessa fackdepartement har en tendens att kivas med varandra. Regeringskansliet har också växt kraftigt i storlek vilket har fått till följd att verksamheten blir allt svårare att överblicka verksamheten i förhållande till hur det var förr. När han började 1975 fanns 1 500 anställda och idag finns närmare 5 000 anställda. 

Därefter gjorde Gunnar en historisk exposé över tillsynens tillkomst i den svenska förvaltningen där Gunnars omdömen om Gustav Wasa och Axel Oxenstierna respektive roller var en av många saker som nämndes. 

Dagen avslutades av Daniel Hellström och Agnes Gidlund som tillsammans summerade dagen och tackade alla föreläsare och deltagare för en givande dag. I samband med avslutningen gavs deltagarna möjlighet att komma med feedback på konferensen samt uppslag till ämnen inför kommande konferenser.

Den 27 april arrangerades återigen ett Tillsynsforum på Nalen! Drygt 140 deltagare från 29 olika tillsynsmyndigheter runt om i landet deltog.

Temat för konferensen var “Riskbaserad tillsyn – hur kommer vi dit?”. Dagen bjöd på en mängd intressanta och tankeväckande föreläsningar och en paneldiskussion vilka var och en syftade till att ge deltagarna inspiration och nya kunskaper. Moderator för dagen var Agnes Gidlund, från Skolinspektionen, som med en säker hand och stort engagemang lotsade deltagarna genom dagen.

På Youtube kan du hitta videos på samtliga presentationer.

Sammanfattning och presentationer

Moderator Agnes Gidlund introducerade konferensen som sedan öppnades av Ingrid Cherfils, direktör för strategisk utveckling och förvaltning på Transportstyrelsen och tillika ordförande i Tillsynsforums styrgrupp. Ingrid berättade om valet av tema för konferensen och hoppades att dagen skulle bjuda på nya kunskaper och idéer. Ingrid passade också på att nämna Tillsynsforums unika roll som nätverk för tillsynsmyndigheterna.

Hur optimera mellan olika tillsynsmetoder?

Först ut bland dagens föreläsare var Martin Bäckström, Konkurrensverket, som höll ett föredrag med titeln ”Hur optimera mellan olika tillsynsmetoder?”. Martin började med en kort introduktion till Konkurrensverkets verksamhet och den nya enheten för konkurrensfrågor inom livsmedelskedjan (Enheten för otillbörliga handelsmetoder) som etablerades 2021. Martin berättade sedan på ett målande sätt om hur Konkurrensensverket tänker kring användandet av ”hårda” (föreläggande, platsundersökningar och vittnesförhör) och ”mjuka” tillsynsmetoder. Han poängterade angående det sistnämnda att det är viktigt med information och kommunikation för att bygga förtroende för Konkurrensverket som aktör. Han berättade bland annat om återkommande sittningar med de (få) aktörerna inom livsmedelskedjan, nyhetsbrev och digitala öppna hus.

Därefter följde en gruppdiskussion, där deltagarna delade med sig av sina respektive erfarenheter.

Piska eller morot?

Dagens andra föreläsare, Mari Gremlin och David Johansson, kom från Fastighetsmäklarinspektionen.  De höll ett föredrag som behandlade frågan ”Vad funkar bäst, piska eller morot? Eller konsten att utveckla god fastighetsmäklarsed.” Föredraget inleddes med en kort redogörelse för Fastighetsmäklarinspektionen verksamhet. Fastighetsmäklarinspektionen utlokaliserades till Karlstad 2017. I samband med utlokaliseringen lämnade nästan alla tidigare anställda myndigheten. Mari och David berättade kort om resan med att återetablera myndigheten under åren 2017–2022. Fastighetsmäklarinspektionens uppdrag innefattar registrering, tillsyn och information. Fortlöpande kontroller av den enskilde mäklaren sker efter registrering. Man tillsynar även mäklarföretagen. Tillsynen utgår bl.a. från anmälningar och tematisk granskning. Myndigheten försöker aktivt skapa utrymme för att göra mer av det sistnämnda, men hade en stor ökning av antalet anmälningar under pandemiåren. Man arbetar också aktivt med att öka inrapporteringen av penningtvättsbrott.

Av beskrivningen framgick också den komplexa rollen som en fastighetsmäklare har som ombud för både köparen och säljaren. Det är den enskilde mäklaren och inte mäklarföretaget som är ansvarigt för eventuella felgrepp. Fastighetsmäklarbranschen omfattar 8 000 mäklare och 2 000 mäklarföretag. En strukturomvandling från enmansföretag till stora franchisekedjor har ägt rum. De finns två olika branschorganisationer som 95 procent av mäklarna är medlemmar i.

Fastighetsmäklarinspektionen strävar efter att åstadkomma en trygg fastighetsförmedling. Det finns tre näringar för detta: (1) målfokus, (2) innovationsförmåga och (3) kollektiv förmåga. Man vill hjälpa aktörerna att göra rätt, men också aktivt använda sig av sanktioner vid fel.  Mari och David nämnde två olika sätt att skapa god fastighetsmäklarsed: (1) via praxis och (2) ingå branschöverenskommelser. De såg många fördelar med den sistnämnda metoden, men berättade att det hittills gått trögt med att upprätta sådana överenskommelser. Sammanfattningsvis ansåg Mari och David att det är viktigt att anpassa insatser och prova nytt samt att det behövs både piska och morot.

Därefter följde en gruppdiskussion, där deltagarna delade med sig av sina respektive erfarenheter.

Perspektiv på beslutsprocessen

Förmiddagen avslutades med att Ingrid Gustafsson, forskare vid SCORE, Stockholms universitet, höll ett föredrag om olika perspektiv i beslutsprocessen. Föredraget kretsade kring beslut, icke-beslut och ansvar. Ingrid ville bidra med nya tankar och idéer, kanske inte lämna några svar men bidra till formuleringen av nya frågor.

Ingrid utgick från ett antal antaganden kring ansvar och beslut och hur dessa förhåller sig till varandra. Hon menade till exempel att i vissa situationer kan beslut leda till mindre ansvar genom att fattandet av många beslut kan ge intrycket av skenbart effektiv verksamhet. Vissa beslut är däremot svårare att fatta eftersom de tydliggör ansvaret. Hon menade att om vi tydliggör ansvaret kommer vi att göra tydligare beslut.

Tillämpad AI hos Skatteverket

Sedan lunchen avnjutits berättade Andreas Voxberg och Marcus Bräutigam, Skatteverket, om ”AI i Skatteverkets tjänst”. Skatteverket har ett omfattande arbete med IT-utveckling kopplat till AI. Andreas och Marcus redogjorde för bakgrunden till AI och att definitionen av själva begreppet varierat genom åren. De nämnde rationella system (exempelvis expertmodeller) och lärande rationella system (maskininlärning) och konstaterade att det finns mycket att förhålla sig till.

På Skatteverket har AI bidragit till en stor effektivisering av arbetsflöden. Bland annat har stora mängder dokument översatts, miljontals konversationer med skattebetalare genomförts (chatroboten Skatti) och stora mängder e-post sorterats. AI har också använts till olika typer av riskvärderingar och automation av ärendehanteringen.

Därefter följde en gruppdiskussion, där deltagarna delade med sig av sina respektive erfarenheter.

Paneldiskussion

Nästa programpunkt var en paneldiskussion under ledning av moderatorn Agnes Gidlund där generaldirektörerna Rikard Jermsten (Konkurrensverket) och Jonas Bjelfvenstam (Transportstyrelsen) samt forskaren Ingrid Gustafsson (SCORE, Stockholms universitet) reflekterade över konferensens tema i allmänhet och AI i synnerhet. Det framkom bland annat att både piska och morot behövs i tillsynen, men att det sistnämnda trots allt är att föredra om det finns möjlighet. Både Rikard och Jonas såg stora möjligheter med AI utifrån olika aspekter.

Forskning, myter och falska nyheter

Dagens avslutades med en inspirationsföreläsning av Emma Frans, doktor i medicinsk epidemiologi och forskare vid Karolinska Institutet, som pratade om forskning, myter och falska nyheter. Emma beskrev den s.k. expertparadoxen, d.v.s. att man ibland lyssnar för lite på experter och ibland för mycket. Emma gav bland annat råd om när det finns anledning att förhålla sig kritiskt till utlåtanden från olika experter samt hur man själva bör agera i en expertroll.

Avslutning

Dagen avslutades av Ingrid Cherfils och Agnes Gidlund som tillsammans summerade dagen och tackade alla föreläsare och deltagare för en givande dag. I samband med avslutningen gavs deltagarna möjlighet att komma med feedback på konferensen samt uppslag till ämnen för kommande konferenser.

Den 28 april arrangerades återigen ett Tillsynsforum på Nalen! Knappt 80 deltagare från nästan 20 olika tillsynsmyndigheter runt om i landet deltog.

Temat för konferensen var “Effektivisering och samverkan inom tillsynen”. Dagen bjöd på en mängd intressanta och tankeväckande föreläsningar vilka var och en syftade till att ge deltagarna inspiration och nya kunskaper. Moderator för dagen var Frida Boisen som med en säker hand och stort engagemang lotsade deltagarna genom dagen.

Sammanfattning och presentationer

Konferensen öppnades av Ingrid Cherfils, direktör för strategisk utveckling och förvaltning på Transportstyrelsen och tillika ordförande i Tillsynsforums styrgrupp. Ingrid berättade om syftet med Tillsynsforum och med dagen. Ingrid hoppades att dagen skulle bjuda på nya kunskaper och idéer om vad tillsynsmyndigheterna kan göra tillsammans. Ingrid passade också på att nämna Tillsynsforums unika roll som nätverk för tillsynsmyndigheterna.

Först ut bland dagens föreläsare var Christina Jarnemo, tf. enhetschef på Konsumentverket, som höll ett föredrag om ”Hallå Konsument!”, som är en rikstäckande upplysningstjänst för konsumenter. Konsumentverket samordnar den förordningsstyrda samverkan mellan bland annat 17 myndigheter, som står bakom ”Hallå Konsument!”. Christina berättade om bakgrunden och utmaningarna med att utveckla tjänsten samt formerna för samverkan.

Därefter följde en gruppdiskussion, där deltagarna delade med sig av sina respektive erfarenheter från samverkan med andra myndigheter i olika aspekter. Flera grupper delade med sig av sina erfarenheter för storgruppen och det kunde konstateras att det fanns en hel del olika utmaningar, men också förslag hur samverkan kunde förbättras.

Dagens andra föreläsare var författaren och föreläsaren Lennart Wittberg, tidigare utvecklingsstrateg på Skatteverket. Lennarts föredrag behandlade frågan om att ta steget från organisationseffektivitet till systemeffektivitet. Med detta menas kortfattat att inte bara den egna organisationen kan vara utgångspunkten för förnyelsen av den offentliga verksamheten (Vad har organisationens arbete lett fram till) utan man måste se till hela systemets funktionssätt för att i slutändan nå fram till ett resultat som gynnar dem som omfattas av systemet (vilka effekter har vi uppnått tillsammans). Lennart beskrev problemet med att ett för stort fokus på att kunna mäta det man gör ofta har blivit viktigare än att göra rätt saker. Lennart beskrev vidare utmaningen i att myndigheter ofta arbetar i komplexa system och tenderar till att fokusera på de olika delarna och glömmer bort interaktionen mellan dessa och att det överordnade syftet då lätt tappas bort. Lennart avrådde avslutningsvis från att använda ordet tillsynsobjekt, som han menade hade en avståndstagande betydelse.

Förmiddagen avslutades med att förvaltningsministern, statsrådet Ida Karkiainen, skickade en hälsning via en förinspelad video. Ministern redogjorde bland annat för regeringens krav på tillsynsmyndigheterna att ha förmåga till omprövning och nytänkande; Tillsynen ska säkerställa efterlevnaden av lagar, förordningar och föreskrifter. Syftet är också att underlätta för medborgaren, företagen och institutioner genom ökad förutsägbarhet och rättssäkerhet, men genom ett lärande arbetssätt tillsammans med tillsynsobjekten kan ni också fånga upp om regelverken är aktuella och ändamålsenliga. Här har ni som myndigheter ett stort ansvar. Era regelverk ska inte vara mer detaljerade än nödvändigt. Det är viktigt att ni identifierar de regler som behöver förändras.
Ida framhöll vidare vikten av tillsynen samordnas Hon berättade att länsstyrelserna fått i uppdrag att analysera förutsättningarna att utöva tillsyn utifrån en gemensam planering och gemensamma arbetsmetoder. i syfte att underlätta för medborgare företag och institutioner samt främja effektivitet.

Efter ministerns anförande följande en paneldiskussion där generaldirektörerna Ulf Hammarström (Swedac), Jonas Bjelfvenstam (Transportstyrelsen) och Clas Olsson (ekonomistyrningsverket) reflekterade över ministerns anförande. Det framkom bland annat att en svårighet vid samverkan är att reglerna inte alltid går ihop på totalen och att offentlighets- och sekretesslagens krav kan innebära ett hinder för samverkan. För att lyckas med samverkan bör denna enligt panellisterna regleras i avtal samt definieras och följas upp. Clas Olsson framhöll också särskilt att myndigheterna framöver behöver effektivisera sin verksamhet genom automatisering och digitalisering (i samverkan).

Sedan lunchen avnjutits höll Jakob Hellman, enhetschef för innovationsledning på Vinnova, en workshop om nya arbetssätt i offentlig sektor för att proaktivt hantera risker och möjligheter. Workshopen föregicks av en introduktion på temat ”Försöksverksamhet, datadrivet och systemtänkande – vad är morgondagens arbetssätt för reglering och samverkan”. Deltagarna delade med sig av flera intressanta erfarenheter via Mentimeter och muntliga redovisningar.

Efter detta följde konferensens internationella inslag med Claudio Trevisan, Principal coordinator – Standardisation and SMS, EASA (Europeiska unionens byrå för luftfartssäkerhet). Claudio berättade initialt om EASA:s organisation och uppdrag. Sedan följde en redogörelse för EASA:s tillsynsuppdrag med fokus på bl.a. avvägning mellan detaljerade krav och funktionskrav och riskbaserad tillsyn. Claudio beskrev vidare att de övergripande framgångsfaktorerna för ett väl fungerande system inom detta område är ett språk och ett gemensamt regelverk.

Sist ut bland föreläsarna var professor Mats Alvesson från Lunds universitet. Mats berättade på ett målande sätt om riskerna för den offentliga sektorn att fokusera på fel saker och arbeta utifrån ”funktionell dumhet”, samt vad man bör tänka på för att undvika detta.

Dagen avslutades av Ingrid Cherfils och Frida Boisen som tillsammans summerade dagen och tackade alla föreläsare och deltagare för en givande dag. I samband med avslutningen gavs deltagarna möjlighet att komma med feedback på konferensen samt uppslag till ämnen för kommande konferenser.

Den 20 april arrangerade Tillsynsforum en digital konferens. Konferensen var som vanligt välfylld med knappt 130 deltagare från ett 30-tal olika tillsynsmyndigheter runt om i landet.

Temat för konferensen var “Datadrivet arbetssätt för en bättre om mer träffsäker tillsyn”. Dagen bjöd på en mängd intressanta och tankeväckande föreläsningar vilka var och en syftade till att ge deltagarna inspiration och nya kunskaper. Moderator för dagen var Maria Bjaring som med van hand och stort engagemang lotsade deltagarna genom dagen.

På Tillsynsforums Youtube-kanal hittar du videoklipp på samtliga presentationer från konferensen.

Sammanfattning och presentationer

Konferensen öppnades av Ingrid Cherfils, direktör för Strategisk utveckling och förvaltning på Transportstyrelsen och tillika ordförande i Tillsynsforums styrgrupp. Ingrid berättade om syftet med Tillsynsforum och med dagen. Ingrid hoppades att dagen skulle bjuda på mycket inspiration och ny kunskap.

Dagen inleddes med en gruppdiskussion, där deltagarna delade med sig av sina respektive erfarenheter från arbetet under pandemin. Några grupper redovisade sina erfarenheter för storgruppen och det kunde konstateras att pandemin inneburit en hel del utmaningar, men också att man utvecklat nya lösningar. På vissa myndigheter hade arbetet inte ändrats i någon större utsträckning. 

Först ut bland dagens föreläsare var Sofia Wallström, generaldirektör för Inspektionen för vård och omsorg (IVO), som höll ett föredrag om IVO:s resa mot ett datadrivet arbetssätt. Sofia lyfte att mängden data hela tiden expanderar kraftig och att väldigt mycket tillgänglig data inte används för att utveckla och förstärka IVO:s tillsyn. Regeringen vill att myndigheten kommer framåt med arbetet med att använda datan. IVO bedriver därför ett omfattande utvecklingsarbete och anser att rätt användning av datan genom digitalisering är mycket kraftfullt verktyg. Myndigheten har en tydlig inriktning mot mer användning av data på både individ och strukturnivå, men detta är en utvecklingsprocess och man har långt ifrån alla svar idag.  

Därefter höll Sara Almér och Joacim Danielsson, tidigare delegationen för korrekta utbetalningar numera FUT-gruppen på finansdepartementet, ett föredrag om digitalisering och AI för korrekta utbetalningar från välfärdssystemen. Sara inledde med att berätta om delegationens arbete och att dess slutbetänkande (SOU 2019:59) överlämnades till regeringen i december 2019. Sedan fortsatte Joacim att berätta om en av de sex underlagsrapporter (Digitalisering och AI för korrekta utbetalningar från välfärdssystemen, rapport 5) som delegationen producerade. I rapporten framkommer bland annat att korrekta utbetalningar i många fall är ett perspektiv inte beaktas när myndigheter tar fram elektroniska tjänster utan att fokus när det gäller dessa tjänster snarare ligger på användarvänlighet. Joacim framhöll bland annat att det inte finns något motsatsförhållande mellan användarvänlighet och metoder för att konstruera system som säkerställer korrekta utbetalningar. 

Efter presentationen hölls en gruppdiskussion som redovisades via Mentimeter.

Efter lunchen inledde Lisa Annaly, Head of Provider, Care Quality Comission (tillsyn över vård och omsorg, UK), med konferensens internationella inslag. Lisa berättade om CQC:s arbete med strategier för systematisk insamling och användning av data under perioden 2009-2021. Bland annat redogjorde för de stora förändringar som detta arbete genomgått under perioden. Hon berättade också om hur datan används i riskanalyser och jämförelser mellan olika tillsynsobjekt. En bland flera detaljer som nämndes var hur inspektörerna på CQC på ett digitalt överskådligt sätt får tillgång till strukturerad data om de tillsynsobjekt de besöker.

Efter detta höll Jan Gulliksen, professor i människa-datainteraktion vid KTH, en presentation om digitaliseringens transformerande kraft. Han påpekade initialt att det finns två typer av digitalisering: informationsdigitalisering (analog information transformeras till digital information) och samhällelig digitalisering (en förändring som uppkommer genom de möjligheter som den digitala tekniken ger). Jan menade att digitalisering är en ständigt pågående process och att den pågående pandemin har påskyndat utvecklingen dramatiskt. Digitaliseringen kommer bland annat att göra att kunskap åldras snabbare och att organisationers kompetensutveckling kommer att bli allt viktigare.  

Dagen avslutades av Ingrid Cherfils och Maria Bjaring som tillsammans summerade dagen och tackade alla föreläsare och deltagare för en givande dag. I samband med avslutningen gavs deltagarna möjlighet att komma med feedback på konferensen samt uppslag till ämnen för kommande konferenser.