CSN och sociala medier from Tillsynsforum on Vimeo.

Linda Jansson berättade om bakgrunden till CSN:s beslut att inte ge sig in i sociala medier.

Beslutet att inte i nuläget ge sig in i sociala medier är väl underbyggt. I en undersökning visade det sig att målgruppen helst söker via webbplatsen eller ringer. Bara 14 procent tyckte att CSN skulle finnas på till exempel Facebook eller Twitter.

– Det är också svårt för oss att svara på frågor i sociala medier eftersom de ofta rör ekonomiska förhållanden. Vanligaste frågorna är när pengarna kommer eller hur man gör om man inte kan betala, säger Linda Jansson.

Däremot har de använt internet för att leta efter personer som saknar en giltig adress hos CSN och som ibland inte har betalat sina skulder. De har bland annat utnyttjat Linkedin och Myspace, två webbplatser för nätverk mellan människor.

– Ibland försvann profilen från Linkedin snabbt när vi hörde av oss. Men en del sa att det var bra att vi hittade dem.

CSN har också haft en chatt för att hjälpa människor med e-ansökan på webben. 74 procent tyckte att de hade fått det svar de behövde via chatten.

Med sig hem fick Linda ett tips från Brit Stakston, mediestrateg på JMW Kommunikation. Brit tyckte att de som fyllt i en e-ansökan skulle kunna tipsa andra via till exempel Facebook genom en dela-knapp på CSN:s webb.

Läs Linda Janssons presentation här.

Personuppgifter i sociala medier from Tillsynsforum on Vimeo.

Ulrika Andersson, jurist vid Datainspektionen redde ut begreppen kring PUL. 

I normalfallet är det tillåtet att publicera personuppgifter på till exempel en Facebooksida eller en blogg eftersom uppgifterna inte behandlas på ett strukturerat sätt, men uppgifterna får inte vara kränkande för enskildas personliga integritet. Det gäller även de inlägg som andra skriver i mediet.

Myndigheten måste alltså ha uppsikt över besökarnas kommentarer och snabbt ta bort eventuella kränkningar. Om det ändå förekommer kränkande uppgifter kan myndigheten bli skadeståndsskyldig.

Ulrika Andersson rekommenderade myndigheter som vill använda sociala medier att vara noga med att informera om syftet och om hur mediet får användas. Rutiner för uppsikt över mediet bör skapas och besökarna kan gärna uppmanas att hjälpa till med att rapportera kränkande innehåll.

Den så kallade gilla-knappen är problematisk eftersom den gör det möjligt för Facebook att samla in stora mängder uppgifter om besökarna. Datainspektionen rekommenderar därför att myndigheter inte ska ha en gilla-knapp.

Man måste också vara medveten om att Personuppgiftslagen i sin helhet gäller om uppgifterna börjar struktureras, till exempel genom att myndigheten tar in dem i sitt ärendehanteringssystem.

Läs Ulrika Anderssons presentation här.

Sociala medier ur ett rättsligt perspektiv from Tillsynsforum on Vimeo.

Johan Bålman inledde med en beskrivning av E-delegationen som är en fortsättning på Verva med uppdrag att bland annat ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier.

Uppdraget påbörjades våren 2010 där en första version publicerades i december 2010. Slutrapport ska presenteras senast den 31 december 2014. Samråd sker också med Riksarkivet och Datainspektionen.

Rapporten är uppbyggd så att man ska kunna läsa den på olika sätt utifrån vilket behov man har som läsare. Varje avsnitt består av tre delar – Riktlinjer för en snabb överblick, Bedömning för en djupare bild samt Övervägande för jurister.

Innan man börjar använda sociala medier som myndighet gäller det att fastställa varför man ska använda sociala medier, vilka resurser krävs, teknik etc. För att underlätta för myndigheterna finns en checklista där man kan pricka av de olika momenten. Till exempel är det viktigt att läsa avtalen från leverantörer och bedöma vilka risker som finns.

Att sätta upp interna regler för att skilja på om en medarbetare uttalar sig för myndigheten eller om denne gör detta privat är en viktig punkt. Påverkar om en allmän handling skapas eller inte.

Johan gjorde sedan en genomgång av olika lagar och hur dessa berörs när man ska använda sociala medier – Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, Arkivlagen, Förvaltningslagen, Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor, Personuppgiftslagen, Skadeståndslagen samt Lagen om elektronisk kommunikation.

För en myndighet som ska börja använda sociala medier för sin kommunikation med allmänheten är det viktigt att först tänka på att klara ut ändamålet med att använda sociala medier. Vidare att det ska framgår vem som får uttala sig för myndighetens räkning och att den som besöker den sociala plattformen tydligt informeras om att de besöker en myndighets sociala medium.

Vilket ändamål som myndigheten har med det sociala mediet ska också framgå liksom vad som händer om man som enskild inte följer de rekommendationer som finns. Myndigheten ska också ha klara rutiner för hanteringen av allmänna handlingar som kan komma via det sociala mediet samt se till att det inte finns några sekretessbelagda uppgifter.

Läs mer om riktlinjer för sociala medier på E-delegationens webbplats här.

Läs Johan Bålmans presentation här.

Vad är sociala medier del 1. from Tillsynsforum on Vimeo.

Vad är sociala medier . del2 from Tillsynsforum on Vimeo.

Stakston som nyligen kom ut med boken ”Gilla” är en flitigt anlitad föreläsare när det handlar om sociala medier.

Under sitt inspirerande föredrag gav hon en lång rad intressanta typexempel på kommunikation på sociala medier, företrädesvis Facebook och Twitter, som är de klart dominerande sajterna för kommunikation och spridande av information, tips och åsikter.

Utrikesminister Carl Bildts tweet en timme efter självmordssprängningen 11 december 2010 i Stockholm visade på snabbheten i kommunikationen. Och SAS tog rollen som kriskommunikatör på Facebook när vulkanaska från Island satte stopp för flygtrafik i april 2010.

Men bloggen som plattform är enligt Stakston den teknikform som ”pratar” bäst med andra på Internet. Texten ”Sveket. 15 september 2010” visade på den potentiella kraften i en bloggtext. Texten spreds och diskuterades senare vidare i medierna. Enligt Stakston kostade det Alliansen majoriteten i riksdagsvalet 2010.

Vid ett tillfälle träffade hon den amerikanske politikern Jesse Jackson, som såg trött ut efter flera intervjuer på raken. Men han sken enligt Stakston upp vid hennes första fråga:

– Hur tror du att Martin Luther King hade använt sig av sociala medier?

– Förändringen hade kommit tidigare, svarade Jackson.

Under den arabiska våren fungerade sociala medier som ett verktyg för förändring.

Men de sociala medierna har (förutom att de är just sociala och underhållande) oftare en roll som rådgivare. Medborgare delar i olika forum med sig av information som andra sedan kan ha användning av.

– Vi behöver hjälp att sortera i det här flödet och då vi ta hjälp av våra vänner, som ju delar många intressen med oss, sa Stakston.

Ett råd är att inte lägga alla ägg i en och samma korg. Även om Facebook har en dominerande ställning så bör man komma ihåg att det är en tredjepartsaktör.

– Därför kanske Facebook inte ska användas intranät för de anställda.

Stakston pratade vidare om olika stadier i den elektroniska världen. Ett fyrfältsdiagram visar på såväl vana och kunskap om sociala medier som förhållningssätt. Det är lika naturligt att välja att inte vara aktiv på sociala nätverk som att vara aktiv. Det kan också se olika ut i olika stadier eller perioder i livet.

Någon kanske är på Facebook, men väljer att enbart kommunicera med nära vänner och därför tackar nej till vänförfrågningar från kollegor. Någon kanske är vän med chefen på Facebook, medan andra inte är det.

– Jag tror det är jätteviktigt att ni diskutera det här inom era myndigheter. Lyft upp och prata om det så skapas det inte onödiga missförstånd.

Vad ska då en organisation som pressas och hamnar i kris göra? Stakston ser att de sociala medierna kan användas för att hantera negativ kritik.

– Det handlar mycket om att våga prata om de svåra frågorna. Rent allmänt kan den statliga värdegrunden bli tydligare och det är en utveckling att vi finns på arenorna.

Syftet med konferensen var att lära mer om sociala medier genom att lyssna till tips och idéer från sakkunniga, få reda på vad som gäller rättsligt och ta del av andra myndigheters erfarenheter och förhållningssätt till sociala medier genom exempel från verkligheten samt diskussioner i mindre grupper.

Gruppdiskussionerna med fyra fördefinierade frågeställningar skulle utmynna i ett antal frågor till en panel av dagens föreläsare och dessutom för att ta med sig hem för vidare diskussioner. Sammanfattningsvis var det en inspirerande dag som också visade att det är mycket att tänka på som myndighet innan man ”kastar sig ut” i den sociala-media-världen.

Nytt för Tillsynsforum denna gång var att valda delar av föreläsningarna och paneldebatten filmades för att ge möjligheter för fler att ta del av föreläsningarna och den avslutande frågestunden. Ett stort tack till Bengt Littorin, Naturvårdsverket som filmade och redigerade. Filmerna som visar de olika programpassen läggs upp på denna webbplats inom kort. De kommer dessutom att kunna hittas på YouTube.com.

Konferensen inleddes med en välkomsthälsning av Anne-Marie Qvarfort, ordförande i nätverket Tillsynsforum och generaldirektör Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF).

Föregående konferens som genomfördes i våras i samarbete med Krus resulterade i skriften Vår syn på tillsyn – principer för tillsynsarbete i praktiken (länk till pdf på Krus webbplats) som beskriver vad de sex principerna i statens värdegrund innebär för oss i tillsynsarbetet.

De sex principerna som statens värdegrund bygger på är:

• Demokrati
• Legalitet
• Objektivitet, saklighet och likabehandling
• Fri åsiktsbildning
• Respekt
• Effektivitet och service

Samtliga myndighetschefer på de myndigheter som arbetar med tillsyn har fått skriften. Beställning av skriften kommer att kunna göras efter den 22 november via vår webbplats eller direkt på www.krus.nu.

Moderator Joanna Abrahamsson, pressekreterare Skolinspektionen och van moderator, önskades välkommen att leda dagens konferens.

Kort referat från respektive föreläsning (se nedan) kommer att läggas in här och du kommer också att hitta de presentationer som visades.

Dessutom blir det som sagt möjligt att se föreläsningarna i sin helhet.

”Vad är sociala medier – en allmän genomgång och betraktelse”
Brit Stakston, mediestrateg JMW Kommunikation

”Sociala medier ur ett rättsligt perspektiv – riktlinjer för myndigheternas användning av sociala medier”
Johan Bålman, ansvarig rättsliga frågor E-delegationen

”Personuppgifter i sociala medier”
Ulrika Andersson, jurist Datainspektionen

”Hur vi arbetar med sociala medier – Exempel från verkligheten hur sociala medier används som underlag i tillsynsarbetet”
Joanna Abrahamsson, pressekreterare Skolinspektionen
Linda Jansson, enhetschef CSN
Stig Orustfjord, överdirektör Socialdepartementet och tidigare Försäkringskassan