Civil- och bostadsminister Stefan Attefall var sista talare på Tillsynsforums vårkonferens. Det är en bred portfölj som ministern ansvarar för – bostadspolitik, länsstyrelser, trossamfund och förvaltningspolitiska frågor.

Rubriken på anförandet var ”En effektiv och innovativ tillsyn”. Stefan Attefall inledde med en kort betraktelse om statsförvaltningen och att det handlar om att medborgarna vill ha problem lösta. Det är således viktigt med samverkan mellan myndigheter och att få bort ”stuprören”.

Lyfte fram Tillsynsforum
Tillsynsforum är ett mycket gott exempel på hur myndigheter kan utbyta erfarenheter och dra nytta av varandra. Även om tillsynen ser olika ut beroende på verksamhetsområde finns många goda exempel att dela med sig av. Tillsynen är en kärnuppgift i statsförvaltningen.

Tillsynen blir allt mer viktig samtidigt som ”tillsyn” inte löser allt. Utbildning, information är andra verktyg som behöver användas.

Förvaltningspolitiska mål
Stefan Attefall redogjorde också för de förvaltningspolitiska målen, som finns beskrivna i prop 2009/10:175 - En innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till Sveriges utveckling och ett effektivt EU-arbete.

Bland de prioriteringar som finns beskrivna i det förvaltningspolitiska programmet lyfte Stefan Attefall bland annat fram tre åtgärder.

• E-delegationen som ska bidra till genomförandet av regeringens handlingsplan för e-förvaltning och bidra till att uppfylla målet att det ska vara så enkelt som möjligt för medborgare och företag att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Uppdraget skall redovisas till regeringen senast 15 december 2012.
• Inrättandet av en ny myndighet – Statens servicecenter den 1 juni 2012. Syftet är att sänka statens kostnader för det administrativa stödet ned bibehållen eller ökad kvalitet för staten som helhet. Initialt är det lönerelaterade-, ekonomiadminsitrativa-, samt e-handelstjänster som ska tillhandahållas. Besparingar på ca 1 miljard per år beräknas.
• Innovationsrådet som ska stödja och stimulera innovations- och förändringsarbete i offentlig verksamhet som kan resultera i betydande förbättringar för medborgare och företag och effektivisering av befintliga processer. Rådet ska anlägga ett helhetsperspektiv och beakta erfarenheter av och förutsättningar för ett mer systematiskt arbete med värdeskapande, kvalitet och produktivitetsutveckling. En slutrapport ska presenteras i juni 2013.

Avslutningsvis sa Stefan Attenfall att ” Varje myndighet har ett stort ansvar att se till att leva upp till riktlinjer och att bemöta medborgarna på ett bra sätt. Det är upp till oss alla hjälpa till att statsförvaltningen blir allt bättre.

Tillsyn och revision är två nödvändiga ting för att medborgarna ska kunna lita på att staten sköter sig. Det sade riksrevisor Gudrun Antemar i sin presentation vid Tillsynsforums vårkonferens.

Hon belyste likheterna och skillnaderna mellan tillsyn och revision, talade om värdet av helhetsperspektiv och långsiktighet i både tillsyn och revision och gav några konkreta exempel på när revision både kan och bör främja statens verksamheter.

Läs Gudrun Antemars föredrag här.

Förste föreläsare på Tillsynsforums vårkonferens var Peter Ehn, som är utredare på Statskontoret. Han är ansvarig för Statskontorets rapport om vilka faktorer som är viktiga för att utforma och utöva en tillsyn som ger resultat.

Rapporten publicerades i mars och tyngdpunkten i studien ligger på regeringens utformning av tillsynen.

Fem verksamheter

Statskontoret har analyserat fem olika verksamheter och jämfört hur tillsynen är utformad. De fem verksamheterna är kemikalietillsyn, arbetsmiljötillsyn, tillsyn inom socialtjänsten, tillsyn över skolan och finansmarknadstillsyn.

Viktigt att tänka på

Peter Ehn pekade på flera faktorer som kan vara viktiga att tänka på när tillsynen utformas, bland annat att måste det vara tydligt vad som ska åstadkommas med tillsynen, att regleringens olika delar bör ha en bra balans, att ansvarsfördelningen mellan olika myndigheter ska vara tydlig och det bör finnas olika typer av sanktioner att ta till. Han pekade också på vikten av erfarenhetsutbyte.

- Verksamheterna är olika. Därför är det viktigt att utveckla erfarenhetsutbytet, bland annat på detta sätt. Här lyfter vi fram Tillsynsforum i rapporten.

Läs Peter Ehns presentation här.

Det intressanta är att bli bättre inte färdig, berättar Marcus Toremar från Migrationsverket. Det vill säga en ständigt pågående förbättringsprocess.

Migrationsverket får in 30 000 asylärenden varje år. En tredjedel får stanna i Sverige. 3200 medarbetare på 40 orter sköter handläggningen. Sedan Lean införts har handläggningstiden förkortats till 99 dagar. 2008 var den 267 dagar. Men det har tagit 2-3 år att förändra tankesättet inom organisationen. Regeringen krav satte fart på dem.

Tidig planering

Tre slöserier vi hade tidigare, säger Marcus, var bristande information, otydliga uppdrag och dålig planering. Nu planerar vi redan vid ansökningen in när ärendet ska bli klart. Även seniora handläggare som krupit in bakom skrivborden fick kliva fram i första linjen och ta emot sökande.

Det intressante är att bli bättre, inte blir färdig. Inga konsulter kan göra själva jobbet utan vi får tänka själva. Vi vill komma ifrån själva lean-begreppet, men samtidigt behöver vi det, säger han. Lean är ett tankesätt för förbättringar. En problemlösningsmodell för att lösa de rätta problemen.

Skrapat på ytan

Vem är vi till för ? Har vi en gemensam bild? Tycker alla att vi är till för nån ? Det gäller att få med sig alla. Det fick inte vi. Man kan säga att vi bara har skrapat på ytan. Nu förbättrar vi oss och departementet hänger med och lär sig också.

Våra lärdomar är: Avdramatisera, Alla ska vara med, Praktik viktigare än teori, En och samma syn på lean, Skärskåda sig själv och bilda dig en egen uppfattning på egen hand.

Statligt nätverk för Lean

Marcus Toremar är verksam i det statliga nätverket för Lean. På Tillsynsforums vårkonferens berättade han om hur myndighetens arbete har förbättrats för medarbetarna och ytterst för medborgarna genom systematisk problemlösning.

Skolinspektionen och sociala medier from Tillsynsforum on Vimeo.

Skolinspektionen har två Facebook-sidor, en om Skolinspektionen som heter Skolinspektionen tittar på: och en som handlar om Barn- och elevombudets arbete och där man främst diskuterar kränkningar i skolan och hur man kan stoppa dem. Den heter 0Kskola. 0Kskola har funnits i drygt ett år och har cirka 1 500 följare, Skolinspektionen tittar på: startadelite senare och har cirka 750 följare.

Skolinspektionen har också haft ett Twitter-konto i två år, där man har runt 1 300 följare. Dessutom ordnar myndigheten regelbundet chattar på Skolinspektionen.se.

Joanna Abrahamsson är moderator för Facebook-sidorna. Hon arrangerar också chattarna.

– Vi ser sociala medier som ett bra sätt att nå människor som via nya kanaler. På Facebook och Twitter informerar vi till exempel om skadeståndsbeslut och resultan av våra granskningar. Jag brukar även tipsa om när våra medarbetare medverkar i media.

– Som moderator på Facebook besvarar jag frågor och stimulerar till diskussion.

Chattarna arrangeras om särskilda frågor eller med särskilda personer, till exempel i samband med att Skolinspektionen presenterar resultatet av en större granskning. Då brukar chatten ligga ute på webben ett par dagar i förväg, för att ge folk möjlighet att skicka in frågor i förväg. Som mest har Skolinspektionen fått in 50 frågor till en chatt. Frågan och svaret publiceras sedan på samma gång på chatten.

– Vi väljer vilka frågor vi svarar på, men vi försöker förstås svara på så många som möjligt. Vi ser detta som ett bra sätt att öppna för dialog med alla dem som är intresserade av vår verksamhet.