Skolinspektionen och sociala medier from Tillsynsforum on Vimeo.

Skolinspektionen har två Facebook-sidor, en om Skolinspektionen som heter Skolinspektionen tittar på: och en som handlar om Barn- och elevombudets arbete och där man främst diskuterar kränkningar i skolan och hur man kan stoppa dem. Den heter 0Kskola. 0Kskola har funnits i drygt ett år och har cirka 1 500 följare, Skolinspektionen tittar på: startadelite senare och har cirka 750 följare.

Skolinspektionen har också haft ett Twitter-konto i två år, där man har runt 1 300 följare. Dessutom ordnar myndigheten regelbundet chattar på Skolinspektionen.se.

Joanna Abrahamsson är moderator för Facebook-sidorna. Hon arrangerar också chattarna.

– Vi ser sociala medier som ett bra sätt att nå människor som via nya kanaler. På Facebook och Twitter informerar vi till exempel om skadeståndsbeslut och resultan av våra granskningar. Jag brukar även tipsa om när våra medarbetare medverkar i media.

– Som moderator på Facebook besvarar jag frågor och stimulerar till diskussion.

Chattarna arrangeras om särskilda frågor eller med särskilda personer, till exempel i samband med att Skolinspektionen presenterar resultatet av en större granskning. Då brukar chatten ligga ute på webben ett par dagar i förväg, för att ge folk möjlighet att skicka in frågor i förväg. Som mest har Skolinspektionen fått in 50 frågor till en chatt. Frågan och svaret publiceras sedan på samma gång på chatten.

– Vi väljer vilka frågor vi svarar på, men vi försöker förstås svara på så många som möjligt. Vi ser detta som ett bra sätt att öppna för dialog med alla dem som är intresserade av vår verksamhet.

Försäkringskassan och socialamedier from Tillsynsforum on Vimeo.

Kring statens perspektiv och om Försäkringskassans förhållande tilll sociala medier berättade Stig Orustfjord vid Tillsynsforums konferens.

Stig Orustfjord påpekade att Försäkringskassan inte har tillsyn, men däremot kontroll över de drygt 200 miljarder kronor i olika ersättningar som myndigheten betalar ut varje år.

I kontrollverksamheten följer Försäkringskassan sociala medier, till exempel bloggar, Twitterflöden och olika forum på Internet. Vanliga hemsidor kan naturligtvis också bevakas och denna aktiva omvärldsbevakning skiljer sig egentligen inte från hur myndigheten hämtar intressant information i till exempel lokalpressen, påpekade Stig Orustfjord.

Att verka i det fördolda i olika sociala medier och provocera fram uppgifter vore däremot oetiskt och Försäkringskassan har inte heller någon sida där enskilda kan anmäla andra, vilket förekommer i flera länder i övriga EU. Det händer dock att kassan får information om uppgifter som finns på nätet.

Kort sagt ansåg Stig Orustfjord att de sociala medierna är en kanal bland andra som framför allt är bra för omvärldsbevakning.

CSN och sociala medier from Tillsynsforum on Vimeo.

Linda Jansson berättade om bakgrunden till CSN:s beslut att inte ge sig in i sociala medier.

Beslutet att inte i nuläget ge sig in i sociala medier är väl underbyggt. I en undersökning visade det sig att målgruppen helst söker via webbplatsen eller ringer. Bara 14 procent tyckte att CSN skulle finnas på till exempel Facebook eller Twitter.

– Det är också svårt för oss att svara på frågor i sociala medier eftersom de ofta rör ekonomiska förhållanden. Vanligaste frågorna är när pengarna kommer eller hur man gör om man inte kan betala, säger Linda Jansson.

Däremot har de använt internet för att leta efter personer som saknar en giltig adress hos CSN och som ibland inte har betalat sina skulder. De har bland annat utnyttjat Linkedin och Myspace, två webbplatser för nätverk mellan människor.

– Ibland försvann profilen från Linkedin snabbt när vi hörde av oss. Men en del sa att det var bra att vi hittade dem.

CSN har också haft en chatt för att hjälpa människor med e-ansökan på webben. 74 procent tyckte att de hade fått det svar de behövde via chatten.

Med sig hem fick Linda ett tips från Brit Stakston, mediestrateg på JMW Kommunikation. Brit tyckte att de som fyllt i en e-ansökan skulle kunna tipsa andra via till exempel Facebook genom en dela-knapp på CSN:s webb.

Läs Linda Janssons presentation här.

Personuppgifter i sociala medier from Tillsynsforum on Vimeo.

Ulrika Andersson, jurist vid Datainspektionen redde ut begreppen kring PUL. 

I normalfallet är det tillåtet att publicera personuppgifter på till exempel en Facebooksida eller en blogg eftersom uppgifterna inte behandlas på ett strukturerat sätt, men uppgifterna får inte vara kränkande för enskildas personliga integritet. Det gäller även de inlägg som andra skriver i mediet.

Myndigheten måste alltså ha uppsikt över besökarnas kommentarer och snabbt ta bort eventuella kränkningar. Om det ändå förekommer kränkande uppgifter kan myndigheten bli skadeståndsskyldig.

Ulrika Andersson rekommenderade myndigheter som vill använda sociala medier att vara noga med att informera om syftet och om hur mediet får användas. Rutiner för uppsikt över mediet bör skapas och besökarna kan gärna uppmanas att hjälpa till med att rapportera kränkande innehåll.

Den så kallade gilla-knappen är problematisk eftersom den gör det möjligt för Facebook att samla in stora mängder uppgifter om besökarna. Datainspektionen rekommenderar därför att myndigheter inte ska ha en gilla-knapp.

Man måste också vara medveten om att Personuppgiftslagen i sin helhet gäller om uppgifterna börjar struktureras, till exempel genom att myndigheten tar in dem i sitt ärendehanteringssystem.

Läs Ulrika Anderssons presentation här.

Sociala medier ur ett rättsligt perspektiv from Tillsynsforum on Vimeo.

Johan Bålman inledde med en beskrivning av E-delegationen som är en fortsättning på Verva med uppdrag att bland annat ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier.

Uppdraget påbörjades våren 2010 där en första version publicerades i december 2010. Slutrapport ska presenteras senast den 31 december 2014. Samråd sker också med Riksarkivet och Datainspektionen.

Rapporten är uppbyggd så att man ska kunna läsa den på olika sätt utifrån vilket behov man har som läsare. Varje avsnitt består av tre delar – Riktlinjer för en snabb överblick, Bedömning för en djupare bild samt Övervägande för jurister.

Innan man börjar använda sociala medier som myndighet gäller det att fastställa varför man ska använda sociala medier, vilka resurser krävs, teknik etc. För att underlätta för myndigheterna finns en checklista där man kan pricka av de olika momenten. Till exempel är det viktigt att läsa avtalen från leverantörer och bedöma vilka risker som finns.

Att sätta upp interna regler för att skilja på om en medarbetare uttalar sig för myndigheten eller om denne gör detta privat är en viktig punkt. Påverkar om en allmän handling skapas eller inte.

Johan gjorde sedan en genomgång av olika lagar och hur dessa berörs när man ska använda sociala medier – Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, Arkivlagen, Förvaltningslagen, Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor, Personuppgiftslagen, Skadeståndslagen samt Lagen om elektronisk kommunikation.

För en myndighet som ska börja använda sociala medier för sin kommunikation med allmänheten är det viktigt att först tänka på att klara ut ändamålet med att använda sociala medier. Vidare att det ska framgår vem som får uttala sig för myndighetens räkning och att den som besöker den sociala plattformen tydligt informeras om att de besöker en myndighets sociala medium.

Vilket ändamål som myndigheten har med det sociala mediet ska också framgå liksom vad som händer om man som enskild inte följer de rekommendationer som finns. Myndigheten ska också ha klara rutiner för hanteringen av allmänna handlingar som kan komma via det sociala mediet samt se till att det inte finns några sekretessbelagda uppgifter.

Läs mer om riktlinjer för sociala medier på E-delegationens webbplats här.

Läs Johan Bålmans presentation här.